Como conduzir uma reunião de análise crítica eficaz

Antes de mais nada, façamos um pequeno exercício. Vamos entender um pouco melhor o que é uma reunião de análise crítica. A palavra análise, segundo o dicionário Priberam, pode ser definida como:

"análise", in Dicionário Priberam da Língua Portuguesa [em linha], 2008-2021, https://dicionario.priberam.org/an%C3%A1lise [consultado em 09-01-2022].[1] 
Sendo assim, podemos dizer que a análise crítica precisa ser realizada de forma criteriosa, sob cada aspecto do que está a ser analisado.

Como estamos falando de sistemas de gestão, a análise crítica precisa abordar os principais pontos desses sistemas. Por exemplo, abordar os resultados dos objetivos estratégicos, se eles estão sendo alcançados, ou não, indicadores, NCs, e por aí vai.

Além disso, uma análise crítica pode ser realizada em níveis diferentes. Por exemplo, realizar a análise crítica em nível operacional e também estratégico. A abordagem escolhida vai depender do resultado que se espera da análise crítica ou dos tópicos que precisam ser discutidos.

Em uma organização, é comum encontrar as análises divididas em 3 grupos:

• análise operacional: onde os processos e indicadores são analisados a nível de operação;
• análise estratégica: quando os indicadores estratégicos e os objetivos estratégicos são analisados;
• análise com a diretoria: onde são apresentados os tópicos de interesse da diretoria, como os resultados das duas análises mencionadas anteriormente.

Dessa forma, a análise crítica é uma reunião que precisa acontecer para que a situação atual da organização seja analisada de forma minuciosa. E, é claro, para que novas ações sejam definidas para que os objetivos da organização sejam alcançados.

Análise crítica, segundo a ISO 9001:2015

A ISO 9001:2015 foi publicada com alguns itens que precisam ser abordados na análise crítica com a alta direção. Mas, no decorrer de outros requisitos, ela também menciona que os indicadores, objetivos da qualidade e resultados de auditorias internas, sejam analisados criticamente.

Para a análise com a alta direção, é solicitado que sejam abordado os seguintes itens:

1. Contexto organizacional
2. SGQ: Desempenho e eficiência
   1. Clientes e partes interessadas
   2. Níveis de alcance dos objetivos da qualidade
   3. Conformidade de processos, produtos e serviços
   4. Não conformidades e ações adotadas
   5. Resultados de monitoramentos e medições
   6. Resultados de auditorias
   7. Desempenho de provedores externos
   8. Suficiência de recursos
   9. Eficácia das ações
   10. Oportunidade de melhorias

Todos esses itens precisam ser abordados em uma determinada periodicidade, e a organização pode definir qual intervalo de tempo que melhor se adequa a realidade da empresa.

A ISO 9001:2015 também solicita que na reunião com a diretoria, os resultados das ações que saíram da análise crítica anterior sejam apresentados.

Erros e dificuldades na execução da análise crítica

Alguns erros podem acontecer durante a análise crítica, como por exemplo, análises superficiais, que não trarão os resultados desejados. Como consequência, a análise crítica pode perder o seu valor na organização.

Uma das causas para isso é a dificuldade em organizar os temas para as reuniões. As empresas se perdem nos itens das pautas, e começam a divagar durante a análise crítica.

Também existe a dificuldade de centralizar os resultados das análises críticas anteriores para comparar os resultados. Dessa forma, as análises também não geram o valor que poderiam agregar na organização.

Em algumas empresas, a dificuldade está no engajamento dos colaboradores na cultura da qualidade. Alguns colaboradores não gostam de fazer a análise crítica e acabam, com isso, afetando a organização por não desempenharem seus papéis corretamente.

Um outro erro comum de acontecer é a periodicidade ser definida de forma muito recorrente. Ou seja, realizar análises críticas em excesso! Isso faz com que a empresa acabe não tendo o espaço de tempo suficiente para que as ações definidas apresentem os efeitos positivos esperados. Muitas vezes, os planos de ação nem mesmo foram executados e outra análise crítica já está sendo feita.

Dicas para uma análise crítica eficaz

Algumas dificuldades e erros podem ser gerenciados ao se definir um procedimento de análise crítica, descrevendo os níveis de análise crítica que a organização adotará. Ela poderá adotar as análises críticas operacionais, estratégicas e com a alta direção. Dessa forma, os tópicos poderão ser discutidos em níveis separados, trazendo mais profundidade para a discussão.

Deve ser delimitado um intervalo para realização das análises. Por exemplo, as análises estratégicas são realizadas a cada 2 meses, e com a direção as reuniões são trimestrais.

Após o procedimento definido e divulgado, a organização poderá adotar ferramentas de apoio que gerem engajamento. Pode (e deve) criar divulgações sobre a análise crítica, explicando o conceito de cada reunião e sua importância para os colaboradores.

As ferramentas de software também são bons apoiadores, uma vez que é possível centralizar as análises de indicadores, por exemplo, em um só lugar, sem perder os históricos. Também é possível centralizar as ações que saem da reunião de análise crítica, facilitando a consulta delas posteriormente.

Outra dica importante é definir o tempo de duração de cada reunião, e respeitá-lo! Isso para que as pessoas não se percam nas reuniões e o valor agregado da análise crítica também não seja perdido.

A comunicação é uma chave muito importante quando a reunião for realizada com a alta direção. Lembre-se, a alta direção quer saber de forma direta o que está acontecendo na organização. Então, apresentar apenas números sem uma prévia análise pode ser um grande erro no desfecho da reunião.

Quanto mais assertiva a reunião for, e mais munido de informações a pessoa que conduzir estiver, melhor serão os resultados obtidos. Não se esqueça, a reunião de análise crítica, não é para atender a ISO, é para analisar a sua organização e garantir que os objetivos sejam alcançados.

Se ficou interessado em alguma ferramenta de apoio para a condução das suas análises críticas, entre em contato com a gente. Possuímos ferramentas de análise de indicadores, controle de ações entre outras que tornarão suas reuniões mais assertivas.

Além de garantir que suas informações estejam seguras e centralizadas. Isso pode diminuir o tempo dos seus gestores em organizar as informações da reunião e também gerar mais engajamento na cultura da qualidade.

02 de Março de 2022

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