Como evitar o RETRABALHO em todos os setores da sua empresa?

Retrabalho, quem não quer evitá-lo? Não importa o setor, o segmento ou organização social, retrabalho definitivamente não é objetivo de ninguém. Fazer duas vezes (ou mais) o mesmo processo implica, em larga escala, na perda de recursos e consequentemente na perda irrecuperável de tempo, nosso bem mais precioso.

A gestão da qualidade tem como um de seus objetivos averiguar cada processo da empresa no intuito de torná-lo mais enxuto, eficaz e produtivo, alinhando três pontos principais:

TEMPO      |      PESSOAS ENVOLVIDAS     |     METAS

1º TEMPO: Suficiente para que de fato haja qualidade;

2º PESSOAS ENVOLVIDAS: Profissionais devidamente capacitados para que a falta de conhecimento não gere atrasos e perda de recursos;

3º METAS: Parte essencial do planejamento, pois faz a ligação de “O que fazer” com “Onde queremos chegar”.

O retrabalho torna-se um rival do seu negócio, e foi por observar isso que decidimos trazer para vocês leitores um conteúdo a respeito do 2º ponto apresentado acima, Pessoas envolvidas, mais especificamente sobre a falta de capacitação profissional, um inimigo infiltrado nas nossas rotinas de trabalho, que silenciosamente escancara a porta para o RETRABALHO, nos deixando como vítimas do esforço repetitivo.

Abaixo deixamos pra você alguns pontos relativos à eliminação do retrabalho das nossas rotinas processuais.

Descrições de cargos bem estruturadas

A descrição de cargo deve ser elaborada e documentada de acordo com a realidade da função requerida em determinado processo, ou seja, é necessário que em primeira instância se observe o desempenho do colaborador.

Para ajudar o seu RH a implementar os processos de descrição de cargos, elaboramos este modelo (.xls). Receba este material gratuitamente e conte-nos depois sua experiência.

Tomemos como exemplo o cargo 'recepcionista'. Ele exige habilidade em: rotinas administrativas, atendimento ao cliente entre outras funções. Após observadas as exigências dessa função, você deve definir quais treinamentos e capacitações a pessoa necessita para exercer resultados de excelência nesta função.

Ao desenvolver esta estrutura a organização passa a construir junto ao colaborador a evolução do seu conhecimento profissional, o que reflete ativamente na diminuição de reclamações de clientes.

Ao contrário disso, o que vemos frequentemente  são empresas cujos profissionais caem de paraquedas em suas devidas funções, e devem aprender a realizar seus afazeres com os sustos do dia a dia.  Em casos assim, como mensurar as perdas e ganhos que um profissional tem em relação ao desempenho de suas funções?

Planejamento dos treinamentos

Ótimos resultados também estão ligados a uma equipe qualificada, e a melhor maneira de alcançar estes resultados é criar um ambiente de capacitação e desenvolvimento aos colaboradores. A capacitação elimina muitos erros e, além disso, seu profissional se sente valorizado, uma vez que ele passa a sentir que a empresa investe em seu aperfeiçoamento, acreditando que ele é capaz de exercer suas funções com excelência.

Controle do perfil de dados do colaborador

Gerenciar o perfil de dados do colaborador leva a organização a ter um controle efetivo sobre as informações que podem impactar diretamente o desempenho da função, como: informações curriculares, avaliações de desempenho, treinamentos bem como seus vencimentos e evidências de conhecimento que formam o perfil do colaborador. Com estas informações monitoradas será possível tomar ações mais assertivas a respeito do  desempenho do profissional.  

Pessoas qualificadas

Pessoas bem treinadas geram melhores resultados. Saber o que fazer, como fazer e quais resultados finais isso vai gerar, faz o colaborador se sentir parte integrante e importante da organização, de modo que o sentimento de ser útil independente da função ocupada.

Chiavenato afirma que “os processos de desenvolvimento de pessoas estão intimamente ligados com a educação”, ou seja, há uma necessidade do ser humano exteriorizar suas potencialidades inatas ou adquiridas por meio da formação.

CONCLUINDO... 

Seria quase impossível listar todas as variáveis que podem evitar o retrabalho, mas procuramos listar aqui pontos fundamentais em se tratando de desenvolvimento de pessoas. Uma boa descrição de cargos e um planejamento de capacitação dos colaboradores com certeza será um grande passo para sua empresa, e certamente os resultados serão percebidos.

Gostou?

Você tem algo a acrescentar sobre o assunto? O que você acha que é fundamental para que os profissionais evitem o retrabalho em suas funções? Deixe seu comentário! 

Para ajudar você a implementar os processos de descrição de cargos, elaboramos este modelo (.xls). Receba este material gratuitamente e conte-nos depois sua experiência.

FONTE COMPLEMENTAR: CHIAVENATO, Idalberto. Administração de recursos humanos: fundamentos básicos. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2003.

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