ISO 9001: Item 6.3 - Planejamento de Mudanças

No artigo dessa semana, iremos abordar o requisito 6.3 – Planejamento de Mudanças e apresentar como a ISO 9001 recomenda que as mudanças no Sistema de Gestão da Qualidade sejam feitas e as principais instruções para serem dirigidas de forma planejada e sistemática.



Já prevendo isso, a norma conta com um item específico para este assunto, o qual iremos abordar neste artigo. O item 6.3 traz recomendações chaves para Planejamento de mudanças.

É POSSÍVEL EVITAR TODA E QUALQUER MUDANÇA?

Sabemos que não. É bem provável que uma empresa em crescimento enfrente mudanças de estrutura, equipes, processos entre outras mudanças importantes.
A norma recomenda nada mais do que um planejamento preventivo que delimite o passo a passo dessas mudanças, levando em consideração uma série de determinações das quais vamos abordar uma a uma. Resumindo isso em uma frase, o Item 6.3 seria basicamente um guia para: “Como realizar mudanças importantes em sua empresa sem sofrer impactos negativos”.


VAMOS ÀS DEFINIÇÕES DO ITEM 6.3 DA NORMA:

Para exemplificar esse processo de mudança conforme a norma, vamos seguir uma suposição:

Minha empresa expandiu os negócios para outro estado, preciso contratar 30 profissionais no prazo máximo de 6 meses para poder atender essa demanda.


a. propósito da mudança e alguns dos seus efeitos potenciais;

No seu planejamento de mudanças, você precisa entender verdadeiramente o propósito da mudança, bem como delimitar as potenciais consequências, sejam elas boas ou ruins. Portanto, o primeiro item do seu plano é estabelecer o objetivo principais + objetivos auxiliares + potenciais efeitos.
Com base na nossa ilustração proposta acima, faríamos da seguinte forma:
 
OBJETIVO PRINCIPAL
 
Expandir a equipe de atendimento para atender clientes do estado vizinho.
 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Aumentar o alcance da empresa a nível regional;
- Contratar 30 novos colaboradores para atender os variados segmentos atendidos;
- Atender os novos clientes com excelência desde o primeiro dia após o fechamento da nova parceria.
 
POTENCIAIS EFEITOS
 
- Expansão das vendas da empresa em um novo território;
- Manter o padrão de qualidade no atendimento aos novos clientes, trabalhando também na imagem da empresa no mercado;
- Aumento significativo nos processos internos relacionados à gestão de pessoas.
- Aumento na estrutura da empresa para comportar os 30 novos profissionais
 
b. integridade do sistema de gestão da qualidade

Uma empresa preocupada com o Item 6.3, certamente já possui seus fluxos de processos já estabelecidos a fim de cumprir com os requisitos da norma. Portanto, esta é a parte do planejamento em que você revisa cada fluxo com as equipes responsáveis, e avalia os possíveis impactos nesses processos por decorrência do aumento significativo no número de pessoal. Se a análise for positiva, ou seja, se os fluxos não apresentarem quaisquer dificuldades, significa carta branca para ir para o próximo item, garantindo assim que sua empresa não saia fora dos trilhos correndo o risco de perder a certificação.
 
c. a disponibilidade dos recursos

Realizar mudanças incide também em custos. É essencial a análise de custos da mudança, a fim de perceber se há ou não possibilidade de arcar com as despesas financeiras. Uma mudança sem planejamento financeiro prévio está fadada ao fracasso, pois vivemos em um mundo onde tudo se move por meios econômicos.

Seguindo nossa ilustração, agora é a hora de estabelecer os valores financeiros envolvidos nas mudanças. Como se tratam de novos profissionais, é necessário tabelar valores conforme a descrição de cargo de cada um:

ITENS QUE IRÃO DEMANDAR INVESTIMENTOS FINANCEIROS	VALORES (R$)
Adequação de um novo andar no prédio da empresa para alocar os novos colaboradores	00,00
Salário	00,00
Estrutura de local de trabalho (mobília e equipamentos eletrônicos)	00,00
Infraestrutura (Softwares e licenças utilizadas na rotina de trabalho)	00,00
Materiais de expediente	00,00
Consumo geral (Energia, água, internet)	00,00
TOTAL MENSAL	00,00

 
Estabelecer essa ideia de valores mensais é essencial para que a empresa tenha total segurança financeira sobre a mudança em questão.
 
d. a definição ou redefinição de responsabilidades e autoridades

Diante das mudanças, é possível que aconteça alteração no quadro profissional entre os colaboradores, o que altera também as responsabilidades relativas ao SGQ. Para evitar impactos neste quesito, realize com sua equipe a redefinição dos colaboradores a partir da nova mudança, para que quando ela ocorra, todos estejam cientes de seus títulos e responsabilidades.

Em nossa suposição, o aumento de 30 colaboradores, irá demandar em uma séria troca de reponsabilidades no quadro de colaboradores já efetivados. Haverá oportunidades para que mais pessoas integrem o quadro de gerentes e/ou supervisores, além de pessoas focadas no treinamento desses novos profissionais. Redefina com exatidão essa nova estrutura juntamente com o setor de RH da organização, e deixe todos os profissionais cientes dessa nova alteração.

A PALAVRA DO DIA É DISCERNIMENTO

Sim. Mudar dá trabalho, mas certamente é muito mais motivador realizar uma mudança SEGURA baseada em uma análise fundamentada, do que apenas mudar sem ter discernimento (conhecimento prévio de pontos importantes e impactos futuros).

QUAL TIPO DE MUDANÇA DEVE PASSAR POR ESTE CRIVO?

Na dúvida, não importa o tamanho. Pequena ou grande, uma mudança deve ser analisada sob a ótica dessas quatro recomendações dadas pela ISO. Gerenciar eficientemente essas mudanças é um ato de consciência e preservação de todo o árduo trabalho construído em prol da certificação.

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Esperamos que este conteúdo tenha contribuído para seu entendimento em relação aos aspectos do Item 6.3 da norma ISO 9001.

07 de Janeiro de 2019

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