Como o Manual de Fornecedores ajuda na comunicação da sua empresa

O bom funcionamento de uma empresa depende do adequado gerenciamento de todos os processos/ setores envolvidos. No entanto, a organização depende também de parceiros externos. É o caso, por exemplo, do relacionamento com fornecedores, peças-chave que causam impacto direto na produtividade das suas equipes e até mesmo nos resultados do negócio.  

Por isso, uma gestão de fornecedores é essencial, visando a melhoria nos fluxos das atividades de qualquer organização. Com isso, as empresas conseguem produtos e serviços com melhores condições de entrega e qualidade.
 

Veja, neste post, como o manual de fornecedores, com informações, processos e diretrizes, impacta na relação com o fornecedor e demais stakeholders e promove a transparência na sua empresa.

O que é um manual de fornecedores

As empresas dependem de seus fornecedores para fornecerem bens ou serviços. Uma organização pode trabalhar com dezenas ou mesmo centenas de fornecedores diferentes.

O manual de fornecedores é um documento que trata da definição de requisitos para os fornecedores com os quais sua empresa lida, a fim de que se comprometam a atender os níveis de desempenho, segurança, qualidade, confiabilidade e custos exigidos. 

O desafio deve ser  engajar e comprometer a cadeia de suprimentos com os ideais, propósito e valores compartilhados. Entre os requisitos necessários destacam-se:

Política da qualidade, missão, visão e valores

A Política da Qualidade exerce um papel importante num Sistema de Gestão da Qualidade. É um projeto da alta direção e inclui orientações gerais, intenções e objetivos da organização quanto à qualidade.

É ainda um compromisso da empresa com todos os seus stakeholders, como os fornecedores. Da mesma forma que a missão, visão e valores ajudam a empresa a tomar decisões para priorizar projetos e estratégias, a política da qualidade direciona decisões sobre processos e produtos.

A política da empresa precisa ser coerente com sua missão, visão e valores. Além disso, considerar o planejamento estratégico da organização, para gerar melhorias nos processos e acelerar o crescimento da companhia.

Canais de comunicação

Os seus fornecedores precisam entender que o seu negócio é um parceiro e não um cliente regular. Assim, sua equipe precisa ter um canal direto e eficiente com a pessoa responsável. Sem um canal de comunicação direto, como um e-mail, ramal ou número de WhatsApp, que sempre estejam on-line, você perderá um tempo precioso para solucionar qualquer inconveniente.
 

Processo de validação/homologação de fornecedor

A homologação de fornecedores é essencial para que as empresas possam otimizar seus processos com segurança. Consiste em um processo que avalia os Fornecedores baseado em diretrizes, requisitos e ações pré-definidas pela empresa.

A aprovação do fornecedor é um processo feito pela empresa que exige que seus fornecedores atendam às diretrizes e ações predefinidas, para otimizar tempo e recursos para garantir a efetividade do contrato.

Com a aprovação, inicia-se uma parceria com benefícios para ambas as partes, onde pautada pela transparência e qualidade, serão fornecidos insumos, matéria-prima, serviços e outros produtos. Entregando valor para um lado e retorno financeiro para o outro.

Processo de avaliação do fornecedor

A avaliação é peça chave na qualificação dos seus fornecedores e consequentemente do material ou serviço que oferecem. Por isso, a importância de deixar claro qual o padrão mínimo de qualidade exigido e também como isso será mensurado. Além dessas informações, é importante ressaltar quais tratativas serão utilizadas, caso o fornecedor não cumpra os requisitos mínimos acordados.

Alguns dos aspectos que podem constar no checklist de avaliação são:

• Qualificação;

• Certificação;

• Estabilidade financeira;

• Desempenho operacional;

• Práticas e processos de gestão;

• Especificação do produto ou serviço;

• Cotação;

Boas práticas de requisitos críticos

É ideal que esteja claro para o fornecedor quais os requisitos do cliente para que ambos possam atender e até mesmo superar as expectativas, e antecipar as necessidades do cliente final. Alguns requisitos críticos atendidos pelos fornecedores podem ser: 

• Controle de Segurança da Informação e Confidencialidade;

• Gestão Econômica e Financeira;

• Atendimento Comercial;

• Cuidado com o Meio Ambiente;

• Respeitar os parâmetros de Saúde e Segurança do Trabalho;

• Responsabilidade Social.

Ação de governança e transparência

De acordo com Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), a governança corporativa é um conjunto de boas práticas que aumenta a confiança das partes interessadas. Isso inclui a gestão dos fornecedores da empresa. 

Seguindo princípios como a transparência e mecanismos que proporcionem um melhor desempenho econômico, muitas instituições estão mudando a forma de gerir e controlar o seu negócio. Isso melhora continuamente os resultados financeiros e os intangíveis.

Vantagens na relação com o fornecedor

A norma ISO 9001 propõe como boas práticas que a empresa tenha controle sobre as atividades ou produtos entregues pelo fornecedor. É comum algumas empresas contratarem apenas fornecedores certificados na ISO 9001 e outras certificações. Com isso, se garante o cumprimento de requisitos mínimos de qualidade e o certificado pode ser utilizado como evidência.
 

Hoje com o apoio da tecnologia, as empresas já podem executar e fazer a gestão desse procedimento de forma automatizada. Com um software para gestão da qualidade como o DOO, é possível definir a lista de critérios tanto para inspeção do recebimento quanto para avaliação de um fornecedor. Para as avaliações realizadas de forma manual ou até mesmo para o controle da documentação exigida aos fornecedores, também é possível utilizar o módulo de Documentos, que gerencia e centraliza, de forma online, os procedimentos e registros da empresa.

Com um sistema de Gestão da Qualidade também é possível registrar uma não conformidade caso a avaliação seja reprovada, além de efetuar o cálculo automático do Índice de Qualidade de Fornecimento (IQF).

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