Como preparar sua empresa para as auditorias internas

Auditorias internas para quê?

As auditorias internas são instrumentos muito importantes para análise de eficácia de um sistema de gestão da qualidade.

Todo sistema de gestão (SG) tem como um dos objetivos (ou deveria ter), a busca pela melhoria contínua, dessa forma, muitos processos e responsabilidades são criadas para garantir que os resultados almejados com o SG sejam alcançados.

Sendo assim, a auditoria interna seria como uma análise de check-up de saúde, onde os processos serão analisados quanto a sua aderência e suficiência para manter o SG. Nessa análise de saúde do sistema de gestão, o mais importante é identificar melhorias para que a organização consiga evoluir cada vez mais.

Esse deveria ser o foco de toda auditoria, garantir que a busca pela melhoria contínua esteja acontecendo no dia a dia, enquanto os processos são executados. Sendo assim, temos algumas dicas sobre como conduzir uma auditoria, e começamos justamente pela definição do objetivo da auditoria.

Planejamento da auditoria

Como foi dito acima, para um bom planejamento de auditoria, alguns itens precisam ser muito bem definidos. E isso precisa estar claro para a equipe auditora e auditada. Essas questões farão com que a auditoria não se perca no caminho e também que, ao final, a auditoria possa ser avaliada quanto a sua eficácia.
Alguns dos itens a serem definidos durante o planejamento são:

1. Definir objetivo: o que se espera dessa auditoria, quais os resultados que se espera alcançar?
2. Definir o critério da auditoria: o critério é o que será comparado às evidências para análise da conformidade. Pode ser a ISO 9001:2015 (ou outra ISO), pode ser baseada em outro framework ou até mesmo com critérios de clientes;
3. Definir a equipe de auditoria: qual será a equipe auditora? Será mais de um auditor, se sim, quem será o auditor líder? Terá um observador durante a auditoria, se sim, qual o seu papel durante a auditoria?
4. Definir o escopo da auditoria: toda a organização será auditada? Serão selecionados apenas alguns processos? Todos os produtos serão auditados?
5. Definir a duração da auditoria: com base no escopo, critérios e tamanho da equipe auditora, qual será o tempo estimado para realizar uma auditoria de qualidade em todos os processos selecionados?

Após a definição dos itens listados acima, a equipe auditora deverá agendar a auditoria com os auditados. Dependendo do tamanho da organização pode ser que não seja necessário agendar os horários.

Uma comunicação clara durante a auditoria é de extrema importância para atingir o resultado esperado. Sendo assim, mesmo que não seja necessário o agendamento de horário com os auditados, todos devem estar cientes da auditoria e de que poderão ser auditados a qualquer momento.

Preparação para auditoria

Antes de iniciar a auditoria, a equipe auditora deve analisar a documentação existente que será auditada, isso facilitará no momento da auditoria, uma vez que o auditor poderá criar uma linha de raciocínio para execução da auditoria e também garantirá que todo o escopo necessário seja auditado.

Ainda na preparação para a auditoria, o auditor precisa preparar os documentos de trabalho que serão utilizados, como listas de verificação, checklists e outros materiais que achar necessário para condução da auditoria.

 

Execução da auditoria

Com o planejamento concluído, a auditoria poderá ser iniciada. O auditor que for responsável pela auditoria (Auditor Líder), poderá conduzir a reunião de abertura com as partes interessadas (o que é fundamental).

Em alguns casos, a reunião de abertura pode ser uma apresentação formal ou então simplesmente a introdução dos auditores e objetivos, e logo em seguida inicia-se a auditoria.

Durante a entrevista com o auditado, o auditor deve prestar atenção aos detalhes e coletar o máximo de evidências possíveis. Dessa forma, ao realizar as constatações, o auditor trará clareza quanto aos apontamentos, sejam positivos ou negativos.

Utilizando os materiais que foram criados antes da auditoria, os registros serão feitos para que, ao redigir o relatório, todas as informações necessárias estejam presentes, e que não se perca informações cruciais sobre a auditoria.
 

Conclusão da auditoria

No final da auditoria, durante a reunião de encerramento, os auditores comunicarão os pontos fortes e fracos, assim como os apontamentos que foram dados. Os apontamentos podem ser não conformidades, observações ou oportunidades de melhoria (ou qualquer outra definição que for utilizada na sua empresa).

Na reunião de encerramento é importante que todos os envolvidos entendam os apontamentos recebidos, e que nesse momento, seja esclarecida qualquer dúvida, caso ainda haja alguma.

Após a reunião de encerramento, o relatório será redigido e enviado para as partes interessadas. Em algumas empresas, será interessante realizar apresentações estratégicas para algumas partes interessadas, como por exemplo, a diretoria ou os gerentes setoriais.

Comunicação dos resultados

Cabe à organização definir como os resultados da auditoria serão comunicados, se por e-mail, reuniões ou então por meio de notificações em sistemas automatizados.
Caso a organização trabalhe com algum framework, é importante que ela esteja atenta ao que é pedido no framework. Por exemplo, a ISO 9001:2015 solicita que os resultados de auditorias internas sejam comunicadas à Alta Direção. Isso é um requisito deste framework.

Checklist para auditoria

No começo do artigo eu falamos sobre criar materiais para auxiliar na auditoria e garantir que condução não se perca, e que todas as informações importantes para análise de eficácia do sistema de gestão sejam coletadas.

Para ajudar você nesse momento de planejamento, nós criamos um modelo de “checklist” que você poderá baixar e utilizar na sua auditoria, basta clicar no botão abaixo. Fique à vontade para usá-lo e uma boa auditoria para você! :D

06 de Dezembro de 2021

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