Facebook

Descrição de cargo: o que é e qual sua ligação com a ISO 9001:2015?

A gestão de pessoas é responsável por garantir que os colaboradores estão trabalhando de acordo com a legislação e cultura organizacional. A questão é que, para fazer uma boa gestão, a empresa precisa fazer o levantamento de todas as atividades, competências e treinamentos. Inclusive quais são os profissionais responsáveis por cada tarefa. 


 

Não sabe o que é descrição de cargo, nem qual a sua importância para o cumprimento do requisito 7.2 da ISO 9001:2015? Não tem problema! O post de hoje foi escrito para esclarecer essas e demais dúvidas.
 

Esperamos que goste. Boa leitura! 

 

O que é uma descrição de cargo?
 

A descrição de cargos nada mais é que um documento escrito com as atribuições, responsabilidades e especificações de cada cargo dentro da empresa. Assim sendo, deve ser preenchido de forma clara e objetiva, pois será a base para a gestão de pessoas, o recrutamento e outros processos de RH.

 

A relação da descrição de cargo com a ISO 9001:2015
 

O Item 7.2 da ISO 9001:2015, que trata da competência, aborda que a empresa deve determinar as capacitações necessárias para realização dos trabalhos de modo a garantir a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade. 


Ela também assegura que os profissionais responsáveis pelas funções são competentes, com base em educação, treinamento ou experiência, e que a empresa está tomando as medidas necessárias para adquirir a competência e avaliar a eficácia de suas ações. 


Deve ainda reter as informações documentadas para comprovar que foram realizados treinamentos, avaliações, troca de funções, processo seletivo ou qualquer outra medida para reforçar a competência dos colaboradores.


A descrição de cargo não é um procedimento obrigatório. Contudo, a documentação pode ajudar a empresa a definir esses requisitos e, assim, comprovar que cada colaborador desempenha sua função corretamente de modo a atingir os objetivos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

 

Benefícios de uma descrição de cargo bem estruturada
 

Muitas pessoas podem pensar que a descrição de cargo serve apenas para manter as informações organizadas. No entanto, quando bem estruturado, esse documento pode ser útil e trazer uma série de benefícios para o cotidiano da empresa. Abaixo, veja 5 vantagens:

 

Otimiza o processo de recrutamento e seleção
A documentação ajuda a otimizar o processo de recrutamento e seleção, uma vez que o profissional de RH entende qual é o objetivo do cargo e quais são os requisitos necessários para assumir a função.


Acelera o mapeamento de competências e avaliação de colaboradores
A descrição de cargo também pode ajudar o gestor no mapeamento de competências. Esse mapeamento, importante para identificar quais aptidões a empresa precisa desenvolver, acelera o processo de avaliação de seus colaboradores.


Garante a remuneração adequada das atividades
O documento, quando preenchido corretamente, fornece informações importantes para o profissional de RH avaliar todos os cargos e estabelecer a remuneração mais adequada para cada atividade. 

 

Determina quais são os treinamentos mais importantes
Na descrição do cargo são apontadas quais competências que a empresa precisa desenvolver e quais são os treinamentos exigíveis e desejáveis. Esses treinamentos são importantes para o crescimento do grupo, e servem para deixar os profissionais mais bem preparados e capacitados. 

 

Ajuda no preenchimento do formulário PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
O documento fornece informações importantes para os setores de medicina do trabalho e justiça do trabalho, uma vez que discrimina todas as atividades e quais trabalhadores que atuam com exposição a agentes nocivos.




Estrutura da descrição de cargos
 

Cada empresa pode escolher qual será a estrutura da descrição de cargos. Alguns gestores podem preferir adotar o formato mais comum, incluindo apenas informações como identificação do cargo, missão, atividades, formação e experiência profissional no documento. 

No entanto, a estrutura abaixo é um exemplo que pode se encaixar melhor nas necessidades da empresa:
 

Identificação: Aqui a empresa identifica o título do cargo. Por exemplo: Analista Fiscal Junior ou Coordenador de Marketing.
 

Organograma: Identifica a posição do cargo na estrutura hierárquica da empresa. Por exemplo: Gerente Financeiro (o profissional se reporta ao diretor da empresa, enquanto que um auxiliar de contabilidade e coordenador de suprimentos devem se reportar a ele). 
 

Missão: A missão explica qual é o objetivo por trás do cargo. Por exemplo: Analista contábil - sua missão é analisar os saldos das contas patrimoniais para garantir a integridade dos valores que compõem o balanço da empresa.
 

Atividades: As atividades descrevem as funções desempenhadas dentro do cargo. Por exemplo: Telefonista (atender, transferir e completar chamadas telefônicas, como também prestar serviços administrativos gerais).
 

Experiência: Este item identifica o tempo de experiência necessário para o profissional assumir uma determinada função. Por exemplo: Chefe de Produção (experiência desejável de 3 a 5 anos na área industrial).
 

Formação acadêmica: Indica o grau de instrução desejável para a pessoa exercer a atividade. Por exemplo: ensino fundamental, ensino médio, ensino médio técnico, ensino superior, pós-graduação, mestrado e doutorado, entre outros.
 

Competências: São as competências desejadas para o cargo. Por exemplo: conhecimento em administração e economia, fluência em inglês, domínio em contabilidade, estratégia de negociação, etc.
 

Treinamentos: Aponta os treinamentos exigíveis e desejáveis que serão aplicados ao ocupante do cargo. Por exemplo: Intensivo de escrituração fiscal, Instrução de Trabalho – Qualificação de fornecedores de embalagens e outros.


 

4 dicas para elaborar uma descrição de cargo
 

Agora que você já sabe o que é, quais são seus principais benefícios e qual a sua estrutura, que tal conferir 4 dicas práticas para elaborar uma descrição de cargo? 
 

Dica 1: Crie um questionário padrão
Elaborar um questionário padrão é um método excelente para conseguir informações. Isso porque permite que você reúna uma série de dados de forma mais rápida e ágil.

 

Dica 2: Estruture a entrevista em etapas
A entrevista pode ajudar o recrutador a obter informações essenciais sobre o cargo. Para otimizar esse processo, você pode dividir a entrevista em etapas como: levantamento de dados, esclarecimento dos objetivos, análise das atividades e encerramento. 

 

Dica 3: Evite usar termos técnicos
Já ouviu falar a frase “menos é mais”? Pois bem, ela também é válida quando o assunto é elaborar uma descrição de cargo. Termos técnicos costumam confundir as pessoas e podem tornar a leitura do documento mais demorada. Por isso, sempre opte por palavras de fácil entendimento e compreensão. 
 
 

Dica 4: Verifique se a descrição de cargo possui todas as informações
Quanto mais informações coletar, maior será o seu controle sobre os cargos, processos e profissionais responsáveis. Assim sendo, verifique se a descrição de cargo está com todos os dados atualizados e preenchidos corretamente.  

 


Viu só como fazer a descrição de cargo não precisa ser difícil? Além de ajudar o colaborador a desempenhar sua função de forma adequada pode gerar ótimos resultados para sua equipe.

Não conhece uma solução capaz de facilitar esses processos de gestão da qualidade? Não têm problema! Converse com a nossa equipe e veja como podemos ajudar!

14 de Abril de 2021

Tags:

cargos descrição competências