Descrição de cargo: o que é e qual sua ligação com a ISO 9001:2015?

A gestão de pessoas é responsável por garantir que os colaboradores estão trabalhando de acordo com a legislação e cultura organizacional. A questão é que, para fazer uma boa gestão, a empresa precisa fazer o levantamento de todas as atividades, competências e treinamentos. Inclusive quais são os profissionais responsáveis por cada tarefa. 

Não sabe o que é descrição de cargo, nem qual a sua importância para o cumprimento do requisito 7.2 da ISO 9001:2015? Não tem problema! O post de hoje foi escrito para esclarecer essas e demais dúvidas.
 

Esperamos que goste. Boa leitura! 

 

O que é uma descrição de cargo?
 

A descrição de cargos nada mais é que um documento escrito com as atribuições, responsabilidades e especificações de cada cargo dentro da empresa. Assim sendo, deve ser preenchido de forma clara e objetiva, pois será a base para a gestão de pessoas, o recrutamento e outros processos de RH.

 

A relação da descrição de cargo com a ISO 9001:2015
 

O Item 7.2 da ISO 9001:2015, que trata da competência, aborda que a empresa deve determinar as capacitações necessárias para realização dos trabalhos de modo a garantir a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade. 

Ela também assegura que os profissionais responsáveis pelas funções são competentes, com base em educação, treinamento ou experiência, e que a empresa está tomando as medidas necessárias para adquirir a competência e avaliar a eficácia de suas ações. 

Deve ainda reter as informações documentadas para comprovar que foram realizados treinamentos, avaliações, troca de funções, processo seletivo ou qualquer outra medida para reforçar a competência dos colaboradores.

A descrição de cargo não é um procedimento obrigatório. Contudo, a documentação pode ajudar a empresa a definir esses requisitos e, assim, comprovar que cada colaborador desempenha sua função corretamente de modo a atingir os objetivos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

 

Benefícios de uma descrição de cargo bem estruturada
 

Muitas pessoas podem pensar que a descrição de cargo serve apenas para manter as informações organizadas. No entanto, quando bem estruturado, esse documento pode ser útil e trazer uma série de benefícios para o cotidiano da empresa. Abaixo, veja 5 vantagens:

Otimiza o processo de recrutamento e seleção
A documentação ajuda a otimizar o processo de recrutamento e seleção, uma vez que o profissional de RH entende qual é o objetivo do cargo e quais são os requisitos necessários para assumir a função.

Acelera o mapeamento de competências e avaliação de colaboradores
A descrição de cargo também pode ajudar o gestor no mapeamento de competências. Esse mapeamento, importante para identificar quais aptidões a empresa precisa desenvolver, acelera o processo de avaliação de seus colaboradores.

Garante a remuneração adequada das atividades
O documento, quando preenchido corretamente, fornece informações importantes para o profissional de RH avaliar todos os cargos e estabelecer a remuneração mais adequada para cada atividade. 

Determina quais são os treinamentos mais importantes
Na descrição do cargo são apontadas quais competências que a empresa precisa desenvolver e quais são os treinamentos exigíveis e desejáveis. Esses treinamentos são importantes para o crescimento do grupo, e servem para deixar os profissionais mais bem preparados e capacitados. 
 

Ajuda no preenchimento do formulário PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
O documento fornece informações importantes para os setores de medicina do trabalho e justiça do trabalho, uma vez que discrimina todas as atividades e quais trabalhadores que atuam com exposição a agentes nocivos.

Estrutura da descrição de cargos
 

Cada empresa pode escolher qual será a estrutura da descrição de cargos. Alguns gestores podem preferir adotar o formato mais comum, incluindo apenas informações como identificação do cargo, missão, atividades, formação e experiência profissional no documento. 

No entanto, a estrutura abaixo é um exemplo que pode se encaixar melhor nas necessidades da empresa:
 

Identificação: Aqui a empresa identifica o título do cargo. Por exemplo: Analista Fiscal Junior ou Coordenador de Marketing.
 

Organograma: Identifica a posição do cargo na estrutura hierárquica da empresa. Por exemplo: Gerente Financeiro (o profissional se reporta ao diretor da empresa, enquanto que um auxiliar de contabilidade e coordenador de suprimentos devem se reportar a ele). 
 

Missão: A missão explica qual é o objetivo por trás do cargo. Por exemplo: Analista contábil - sua missão é analisar os saldos das contas patrimoniais para garantir a integridade dos valores que compõem o balanço da empresa.
 

Atividades: As atividades descrevem as funções desempenhadas dentro do cargo. Por exemplo: Telefonista (atender, transferir e completar chamadas telefônicas, como também prestar serviços administrativos gerais).
 

Experiência: Este item identifica o tempo de experiência necessário para o profissional assumir uma determinada função. Por exemplo: Chefe de Produção (experiência desejável de 3 a 5 anos na área industrial).
 

Formação acadêmica: Indica o grau de instrução desejável para a pessoa exercer a atividade. Por exemplo: ensino fundamental, ensino médio, ensino médio técnico, ensino superior, pós-graduação, mestrado e doutorado, entre outros.
 

Competências: São as competências desejadas para o cargo. Por exemplo: conhecimento em administração e economia, fluência em inglês, domínio em contabilidade, estratégia de negociação, etc.
 

Treinamentos: Aponta os treinamentos exigíveis e desejáveis que serão aplicados ao ocupante do cargo. Por exemplo: Intensivo de escrituração fiscal, Instrução de Trabalho – Qualificação de fornecedores de embalagens e outros.

4 dicas para elaborar uma descrição de cargo
 

Agora que você já sabe o que é, quais são seus principais benefícios e qual a sua estrutura, que tal conferir 4 dicas práticas para elaborar uma descrição de cargo? 
 

Dica 1: Crie um questionário padrão
Elaborar um questionário padrão é um método excelente para conseguir informações. Isso porque permite que você reúna uma série de dados de forma mais rápida e ágil.
 

Dica 2: Estruture a entrevista em etapas
A entrevista pode ajudar o recrutador a obter informações essenciais sobre o cargo. Para otimizar esse processo, você pode dividir a entrevista em etapas como: levantamento de dados, esclarecimento dos objetivos, análise das atividades e encerramento. 
 

Dica 3: Evite usar termos técnicos
Já ouviu falar a frase “menos é mais”? Pois bem, ela também é válida quando o assunto é elaborar uma descrição de cargo. Termos técnicos costumam confundir as pessoas e podem tornar a leitura do documento mais demorada. Por isso, sempre opte por palavras de fácil entendimento e compreensão.  
 

Dica 4: Verifique se a descrição de cargo possui todas as informações
Quanto mais informações coletar, maior será o seu controle sobre os cargos, processos e profissionais responsáveis. Assim sendo, verifique se a descrição de cargo está com todos os dados atualizados e preenchidos corretamente.  
 

Viu só como fazer a descrição de cargo não precisa ser difícil? Além de ajudar o colaborador a desempenhar sua função de forma adequada pode gerar ótimos resultados para sua equipe.

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