Método KPI: A análise de Objetivos que aumenta o desempenho de empresas

Com o método KPI, você vai conseguir ter certeza de que os objetivos dos seus projetos estão ou não ativos.

Preparamos este artigo para mostrar para você como o método KPI pode manter "aquecidas" as suas estratégias.

Neste artigo, vamos abordar sobre um método muito simples e amigável para se fazer um diagnóstico dos objetivos do seu projeto. Este método se chama KPI Indicadores Chaves de Performance (do inglês Key Performance Indicators), o qual possui um Canvas de análise, que você pode fazer o download abaixo (.xlsx):

Este é um modelo de análise KPI em formato .xlsx adaptado para  acompanhamento de processos, objetivos e metas. Mais adiante, este artigo vai ensinar o porquê e como usá-lo.

QUANDO ACONTECE O ESFRIAMENTO DOS PLANEJAMENTOS?

A partir de um planejamento realizado em reuniões de equipes, as pessoas saem “vestindo” seus objetivos e suas respectivas listas de tarefas, partindo para a execução dos Planos de ação.

Contudo, é comum que o esfriamento do plano aconteça na medida em que cada um se distancia dos reais objetivos do projeto por conta de seus afazeres, opiniões e principalmente, falta de acompanhamento.

É neste processo de esfriamento que objetivos podem morrer no caminho, por não serem “aquecidos” com a devida atenção que merecem.

KEEP ON TRACK!

Esse distanciamento ocorre, pois os objetivos não passam por processos de medição e monitoramento. É por meio desses métodos de acompanhamento que se faz o diagnóstico dos objetivos, a fim de “mantê-lo nos trilhos” (do inglês keep on track), quando necessário.

O QUE É O MÉTODO KPI, AFINAL?

O KPI  tem como função representar o desempenho de um determinado processo e se estão atendendo aos objetivos definidos. Ele sempre vai estar relacionado a determinado número ou percentual em relação ao plano.

KPI ENTÃO SERIA O MESMO QUE UMA MÉTRICA?

Basicamente:

Métrica = aponta para resultados e números (dados)

KPIs = quantifica o desempenho dos processos em relação ao objetivo sem necessariamente estabelecer um número como resultado, mas sim um percentual de acompanhamento

Por exemplo, realizar uma análise para saber o número de reclamações registradas por mês , isso é uma métrica, a partir dela, pode-se indicar uma DOR.

Já o KPI analisa e quantifica o andamento dos processos através de meios gráficos ou resultados percentuais, dando assim um acompanhamento dos objetivos de modo mais gerencial e detalhado.

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COMO APLICAR UM KPI NOS MEUS PROCESSOS?

Primeiramente faça download do nosso modelo de análise (.xls - Excel). Caso você já fez o download, acompanhe as explicações abaixo:

Podem existir centenas de outras formas para medir o andamento dos objetivos, porém vamos focar nesses três tipos de indicadores chave de performance  (KPIs) que já podem avaliar com eficiência os objetivos do seu plano.

Suponhamos que o objetivo aqui analisado seja:

OBJETIVO 1: Aumentar o número de consumidores dos produtos da empresa.

META: 200 novos consumidores/mês

Para este objetivo temos então o seguinte quadro de análise KPI:

APRENDENDO SOBRE O QUADRO:

OS 3 KPIs: Definimos três básicos, mas você pode estabelecer quantos achar necessário.

RAW (Dados brutos)

Este é o primeiro KPI. Corresponde ao valor real ou objetivo que se tem no momento.

PROGRESSO

Este segundo KPI deve ser medido como porcentagem, cujo propósito é indicar o andamento do item analisado (RAW) em relação ao objetivo/meta do processo.

MUDANÇAS

Neste 3º KPI, você deve registrar de modo mais detalhado, o progresso de cada mudança esperada em decorrência do cumprimento do objetivo em questão.

Lembrando que os KPIs definidos não são os OBJETIVOS do seu plano. Na verdade eles servem como apontadores do cumprimento desses objetivos, para garantir a execução dos processos.

PARA QUE SERVEM OS DADOS DA COLUNA ESQUERDA?

Você vai notar que abaixo dos 3 KPIS, na coluna esquerda, determinamos alguns indicadores de apoio para tornar seu KPI mais completo, são eles:

MAIO

Neste campo você vai colocar o mês (ou semana) em que o dado RAW foi analisado. No modelo que disponibilizamos para download, você apenas trocará o mês em questão manualmente.

FONTE

Para fins de embasamento da sua pesquisa, este campo serve para informar a fonte de onde você coletou cada KPI, por exemplo:

• De onde você coletou os dados de RAW?

• Com base em que critérios você pode julgar que o seu PROGRESSO no momento é 50%?

• Onde ou quem forneceu os dados que mostram as MUDANÇAS em prol do progresso?

FREQUÊNCIA

Serve apenas para quantificar sua pesquisa, apresentando dados reais por período. Os dados dos gráficos são a prova viva de que o seu percentual final está correto.

Você vai notar que abaixo dos tipos de indicadores chaves, determinamos alguns indicadores de apoio para tornar seu KPI mais completo.

Com este material você vai poder colocar a prova os objetivos dos seus processos a fim de não permitir que eles esfriem, e consequentemente morram. Controles assim garantem a saúde dos seus planejamentos. 

Esperamos que este conteúdo venha ajudar você a ter uma gestão mais apurada e segura.

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