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Abordagem de processos: a importância de focar nas atividades!

Até agora já falamos de três dos 7 Princípios da Gestão da Qualidade: Foco no Cliente, no qual tratamos a importância da empresa estar comprometida com a satisfação dos consumidores. Liderança, mostrando a responsabilidade da alta direção em gerenciar bem os negócios. Já no Engajamento de Pessoas falamos sobre como o papel de cada funcionário é indispensável para o crescimento de uma organização.

No artigo de hoje iremos tratar sobre o 4º Princípio da Qualidade, desta vez relacionado a Abordagem de Processo. Veja o que dizem o Requisito 4.4 ISO 9001 e o Requisito 8.1 ISO 9001 da norma e descubra como é possível melhorar os resultados, ter maior desempenho e otimizar os processos. Confira!
 
4º Princípio da Qualidade: Abordagem de Processo 

 
Não importa qual a área de atuação, todas as empresas funcionam por meio de processos. Seja relacionando os fornecedores, escolhendo insumos ou até comercializando itens, as atividades devem ser desempenhadas em conjunto para se alcançar bons resultados.

É importante que toda a equipe esteja envolvida nos processos e que suas tarefas sejam realizadas a fim de um mesmo propósito — que nesse caso é a qualidade. Porém, sabemos que nem sempre isso é fácil. Dentro das indústrias, por exemplo, no qual a quantidade de pessoas envolvidas é grande, torna-se um desafio planejar operações e direcionar estratégias.

O 4º Princípio da Qualidade, que trata da Abordagem de Processo, busca resolver essa questão. De acordo com a ISO 9001, para que uma empresa consiga realizar suas funções com o máximo de eficiência, as atividades devem ser desempenhadas de maneira individual. 

Ou seja, por meio da priorização de processos para facilitar tarefas e a execução de ações de melhorias. A gestão desses procedimentos é importante, uma vez que traz consigo benefícios significativos, como:
 
Alcance de resultados mais consistentes e positivos;
Melhor desempenho na gestão de processos;
Maior confiança nas atividades da equipe;
Capacidade para formular estratégias mais assertivas e implementar melhorias.

No entanto, para que a empresa consiga realmente desfrutar desses benefícios, é necessário que as atividades estejam todas definidas. O controle de entradas e saídas, por exemplo. A comunicação com outros departamentos, os responsáveis por cada função, a relação de fornecedores, o controle dos riscos e oportunidades, enfim. Todas as etapas devem ser bem alinhadas. 

E para garantir que todos esses processos serão melhorados e mapeados, a empresa pode analisar o Requisito 4.4 da ISO 9001 e o Requisito 8.1 da ISO 9001. Esses tópicos são considerado dois dos principais pilares da norma e podem ajudar você a estruturar o seu SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade).

Requisito 4.4: Sistema de gestão da qualidade e seus processos


 
O Requisito 4.4 da ISO 9001 diz que as empresas “devem estabelecer, implementar, manter e melhorar um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações […]” 
 
Aponta que, para a organização saber como determinar esses processos, ela precisa estar disposta a analisar também outros elementos como:
 
Critérios e Métodos: A ISO 9001 considera esses critérios como sendo indicadores de desempenho, formas de monitoramento, medições estatísticas, enfim. Fazer a análise desses indicativos ajuda a empresa a definir e traçar objetivos mais claros.

Entradas e saídas: Entradas são as informações relacionadas a um cliente ou qualquer tipo de matéria prima. Já as saídas podem ser os serviços prestados, um produto, algum projeto, entre outros. Alinhar esses processos fornece maior controle para a organização.

Mudanças: A norma sugere que os processos devem ser monitorados regularmente e que, quando necessário, devem passar por alterações. Essas mudanças envolvem a instalação de um software novo, por exemplo ou a troca de um equipamento.

Recursos: Os processos precisam contar com as ferramentas certas para a execução dos trabalhos. É necessário que estes recursos estejam sempre à disposição dos profissionais, uma vez que pode ajudá-los a realizar funções com eficiência em menos tempo. 

Responsabilidades: Definir quais são os profissionais responsáveis por cada função permite que a empresa tenha maior controle sobre os processos. Também facilita  o acompanhamento do seu desempenho.

Riscos e Oportunidades: Controlar os riscos e monitorar as oportunidades ajuda os profissionais de gestão na elaboração de estratégias mais assertivas.

Sequência e interação: Saber como os processos funcionam faz com que os membros da equipe consigam compreender melhor a importância das atividades. Eles passam a entender que cada uma das funções é essencial para o crescimento da organização.

Melhoria de processos: A melhoria de processos abrange todos os elementos acima. Os profissionais precisam mapear as atividades e analisar as informações para saber exatamente o que precisa ser melhorado.

Requisito 8.1: Planejamento e controle operacional

 
O Requisito 8.1 ISO 9001 têm foco na forma com que a empresa realiza as suas atividades. Aponta a necessidade dela “planejar, implementar e controlar os processos para atender aos requisitos para a provisão de produtos e serviços”. A norma levanta ainda a importância da organização:

Definir quais são os requisitos para a produção das mercadorias;
Estabelecer critérios para os processos e para a aceitação do público em relação aos produtos e serviços;
Classificar quais são os recursos necessários para alcançar os requisitos;
Implementar um controle sobre os procedimentos de acordo com os critérios;
Indicar e conservar todas as informações documentadas.

Esta é uma cláusula que especifica diversos detalhes para o controle e o planejamento de todas as atividades. Com isso a empresa consegue não só melhorar os seus processos, como conquistar resultados positivos mais rápido.

Agora que você já sabe como esses dois tópicos podem auxiliá-lo na estruturação do seu SGQ, que tal entender o porquê dos processos mapeados serem tão importantes?

A importância de ter os processos mapeados 


A organização precisa ficar atenta para manter os seus procedimentos em perfeitas condições. Isso porque se um consumidor insatisfeito com produto ou serviço, a empresa corre o risco de ver outros potenciais compradores manifestando essa mesma opinião.

Isso, além de prejudicar o engajamento da marca, pode afetar a reputação da empresa no mercado em que atua. O planejamento e o controle dos processos é crucial porque ajuda as empresas a saberem exatamente onde o erro está. Logo, os profissionais conseguem analisar o problema e por meio disso formular estratégias para corrigir falhas e aumentar a qualidade. 

Com todas as funções mapeadas, a organização alcança níveis altos de excelência. Atende o mercado mais rápido e consegue conquistar resultados mais positivos. Os profissionais sabem utilizar os seus recursos de maneira mais inteligente, melhorando não só a sua produtividade, como diminuindo o período de produção e ainda minimizando custos.
 
Gostou do tema? Quer saber mais sobre como otimizar processos e aumentar a qualidade dos seus serviços? Continue então lendo o nosso blog e fique por dentro de todos os conteúdos.
 

24 de Junho de 2019

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