Descubra como um Software de Gestão da Qualidade pode evitar retrabalho, agilizar auditorias e transformar seu SGQ agora mesmo!

 

Muitas vezes, ao estudar a contratação de um Software de Gestão da Qualidade, acabamos considerando apenas os custos diretos da contratação. Isso faz com que nós ignoramos os custos indiretos do trabalho com qualidade e, pior ainda, os benefícios que uma ferramenta como essa pode trazer.

 

Manter um sistema de gestão da qualidade (SGQ) ineficiente pode ser complexo e caro, e fazer isso sem o apoio da ferramenta certa pode ser um convite ao retrabalho, à perda de tempo e até a não conformidades em auditorias. Já parou para pensar quanto tempo sua equipe gasta organizando documentos ou orientando tratativas simples de não conformidades? 

 

Essas tarefas operacionais, quando feitas manualmente, não só consomem tempo como também desviam o foco do que realmente importa: melhorar processos, garantir conformidade e gerar valor. Já vimos empresas onde profissionais da qualidade passavam o dia cobrando revisões, controlando prazos e atualizando planilhas, quando poderiam estar liderando melhorias, prevenindo problemas e atuando de forma estratégica.

 

Não se trata de cortar custos - mas de investir melhor o tempo e o talento da sua equipe. Automatizar processos com um software é liberar o profissional da qualidade para fazer o que ele faz de melhor: pensar, analisar, melhorar.

 

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar sobre como um Software de Gestão da Qualidade pode maximizar seus resultados, economizar recursos e tornar seu SGQ uma máquina de excelência! Quer saber por que o DOO pode ser o parceiro ideal da sua empresa? Então se prepara e vamos lá!

 

 

7.5 Informação documentada – gestão de documentos com lista mestra automatizada

 

Com o DOO, a gestão de documentos do SGQ, deixa de ser um desafio e passa a ser um diferencial. A ferramenta centraliza todas as informações em um só lugar, com controle de versões, aprovações eletrônicas, histórico completo e lista mestra automatizada. Basta acessar o sistema para consultar o que for preciso. Isso reduz drasticamente o tempo perdido buscando informações, pois tudo está em um só lugar, acessível e padronizado. Na prática, é mais tempo para seus colaboradores executarem os processos e para a qualidade atuar estrategicamente!

 

Imagine como isso elimina o impacto causado por documentos desatualizados circulando pela empresa, que levam a não conformidades em auditoria, ou pior, a falhas reais nos processos e produtos. Imagine um colaborador usando uma instrução de trabalho com erro ou um procedimento inadequado. É um tipo de problema que começa pequeno, mas pode gerar grandes prejuízos.

 

Além disso, o DOO facilita (e muito) o trabalho durante auditorias. Com rastreabilidade total, você tem segurança para demonstrar conformidade com os requisitos da ISO 9001. E mesmo se surgir alguma não conformidades, o tratamento é muito mais ágil e eficaz, porque a informação certa está sempre à mão.

 

 

 

10.2 Não conformidade e ação corretiva – tratativa integrada, completa e rastreável

 

Sabemos o quanto as não conformidades podem ser complexas, tornando-as um obstáculo para muitos colaboradores. Porém, a missão do DOO é fazê-las mais simples e intuitivas.

 

Com o nosso software você consegue padronizar a tratativa, fazendo com que o colaborador siga as etapas e tenha um “passo a passo” na hora de tratar a NC. Isso reduz a resistência e ajuda as pessoas a fazer tudo que for necessário para impedir reincidências (análise de causas, por exemplo).

 

Além disso, na hora da auditoria, tudo estará devidamente registrado no Software de Gestão da Qualidade. Desde a classificação da NC, até a tratativa de NCs com planos de ação vinculados, o histórico completo e com notificações automáticas.

 

Isso tudo ajuda a tornar o tratamento de falhas mais ágil e padronizado, evitando a recorrência de problemas por meio de ações corretivas eficazes, rápidas e assertivas. Além disso, com as informações coletadas, melhoramos o aprendizado organizacional e fortalecemos aquilo que é mais importante: a cultura da melhoria contínua!

 

 

9.2 Auditoria interna (e externa) – praticidade e assertividade

 

Muitas vezes, as auditorias (sejam internas ou externas) oferecem vários desafios às organizações. São dificuldades para encontrar documentos, complicações na hora de apresentar as NCs que já foram tratadas, riscos que mesmo gerenciados estão desatualizados. Porém, com um Software de Gestão da Qualidade, tudo isso é muito simplificado.

 

Nas auditorias internas, com o DOO você faz o planejamento e execução com checklists personalizados, podendo anexar evidências, definir responsáveis e acompanhar qualquer pendência (incluindo as tratativas pós-auditoria). Tudo prático, rápido e muito simples.

 

Já nas externas, seus planos de ação, não conformidade e riscos contam com uma rastreabilidade perfeita, algo que te ajuda a demonstrar conformidade em todas as áreas do SGQ. Uma vez registradas no software, as informações ficam disponíveis e organizadas para as auditorias e uso rotineiro. Ou seja, sua gestão de documentos vai estar em dia, apenas esperando para brilhar!

 

Tudo isso deixa o processo de auditoria muito mais eficiente e organizado, facilita a conformidade com os requisitos da ISO 9001 sem estresse. Porém, vale ressaltar, o mais importante de tudo isso é que suas auditorias realmente permitirão identificar gaps e oportunidades de melhoria de forma mais precisa e rápida! Ou seja: todo mundo ganha!

 

 

 

9 Avaliação de desempenho – dados que impulsionam boas decisões

 

Uma boa avaliação de desempenho precisa, em resumo, permitir que a empresa tome decisões com base em dados, não em achismos! Ela precisa identificar tendências e desvios, facilitando a análise das informações e possibilitando a ação!

 

E como fazemos isso se precisamos passar dias, talvez semanas, apenas para “arrumar uma planilha de indicadores”? Antes das auditorias de certificação da ISO 9001, então, haja mutirão para atualizar as coletas e análises.

 

Somente um Software de Gestão da Qualidade permite acompanhar resultados em tempo real, com dados atualizados e precisos. Precisou de um relatório de última hora para apoiar a análise crítica com a direção? Basta clicar em um botão e o DOO disponibiliza para você, na hora! 

 

Nósoferecemos uma gestão de Indicadores completa, com tudo que sua empresa precisa organizado de forma simples e intuitiva. Com o DOO, você monitora, em tempo real, indicadores de desempenho da qualidade (KPIs). E tudo isso com dashboards visuais. Você conta com:

 

 

Gestão à vista de indicadores estratégicos, táticos e operacionais da organização;

 

Painéis de indicadores;

 

Avisos e alertas relacionados a metas;

 

Notificações automáticas para inclusão de dados e não atingimento de metas;

 

E muito mais!

 

 

6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades – agindo proativamente

 

Um dos focos da ISO 9001 é garantir que não atuemos nos riscos e oportunidades fora do timing. Ou seja, precisamos tratar os riscos antes que se tornem Não conformidades, e potencializar as oportunidades antes que elas se percam. E isso requer um SGQ proativo e organizado.

 

Por isso, criamos todo nosso Software de Gestão da Qualidade focado em garantir um bom mapeamento de riscos. Ao fazer isso, podemos assegurar que as próximas etapas vão, de fato, agregar valor à empresa. Para tratar um risco ou oportunidade, você precisa ficar sabendo deles!

 

A partir disso, basta seguir os passos. Nós disponibilizamos o que você precisa para a definição e execução dos planos de ação e resposta, além de facilitar a avaliação dos impactos e probabilidades.

 

Dessa forma, o Doo atua para promover uma postura mais estratégica e preventiva para sua empresa, e não reativa e lenta. Ele ajuda a antecipar cenários críticos, incentivando inovação ao explorar oportunidades de melhoria ou a proatividade ao resolver problemas antes mesmo que eles aconteçam.

 

Tudo isso enquanto atende aos requisitos da ISO 9001:2015 sobre abordagem de riscos, pois tudo ficará registrado e facilmente acessível na hora das temidas auditorias. Mais uma vez: todo mundo ganha!

 

 

Software de Gestão da Qualidade DOO: do caos à excelência!

 

Se consolidarmos tudo que foi falado aqui, podemos concluir 3 aspectos sobre a importância de um Software de Gestão da Qualidade para as empresas:

 

É Um “custo” que economiza dinheiro;

 

Traz mais controle operacional e estratégico para sua empresa;

 

Facilita a certificação ISO 9001! 

 

 

Dessa forma, com a contratação você elimina horas e horas de trabalho repetitivo, burocrático e, muitas vezes, sem propósito real. Sua equipe deixa de gastar energia com tarefas operacionais e passa a ter tempo para o que realmente importa: implementar melhorias, engajar pessoas e impulsionar a cultura da qualidade. O resultado? Mais produtividade, mais inteligência na gestão e uma atuação muito mais estratégica.

 

Segundo: você passa a contar com dados estratégicos, organizados e intuitivos para guiar a tomada de decisões. Isso facilita melhorias, otimiza processos e faz com que tanto o SGQ quanto a operação ganhem muita agilidade. Na prática, você controla a estratégia e organiza a execução!

 

E em terceiro lugar, tudo que você precisa para demonstrar conformidade com a ISO 9001 vai estar registrado, seguro e organizado. Chega de preparações intermináveis antes da auditoria para coletar evidências, centralizar tratativas e organizar o SGQ. Se tudo que você precisa é organizado automaticamente durante a execução, basta chegar na auditoria e show: certificação garantida!

 

Assim, por fim, se você ainda gerencia seu SGQ com planilhas e pastas? Está na hora de dar um passo à frente, está na hora de contratar um Software de Gestão da Qualidade como o DOO! Entre em contato conosco e vamos juntos transformar seu SGQ em um sistema inteligente, automatizado e estratégico, pronto para os desafios da qualidade do presente e do futuro! Clique no botão abaixo:

 

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