Descubra por que as não conformidades voltam a acontecer e aprenda a eliminá-las de vez, transformando problemas em resultados. Leia agora!
Mesmo após a tratativa, algumas não conformidades podem voltar a ocorrer. Na gestão da qualidade, isso é chamado de reincidência — um ponto que merece atenção, pois pode indicar fragilidades no sistema.
As não conformidades, vale lembrar, são uma importante ferramenta de gestão. Isso porque elas nos apresentam oportunidades de melhoria e correção, ajudando nossas empresas a serem melhores, mais rápidas e econômicas. As reincidências, por outro lado, são problemas que precisamos evitar. Elas acontecem após termos executado uma tratativa que deveria eliminar o problema em definitivo. Assim, se uma não conformidade volta a acontecer, significa que falhamos em algum ponto da tratativa.
Em casos mais complexos, isso até pode acontecer e “está tudo bem”, afinal nem sempre conseguiremos resolver grandes problemas de primeira. Entretanto, há alguns fatores que podemos ficar atentos e, assim, reduzir muito as chances de reincidência. Afinal, nosso objetivo, sempre, será resolver as não conformidades em definitivo!
De qualquer forma, se as não conformidades voltam a acontecer, temos um ponto de atenção delicado na gestão da qualidade, porque isso mostra que o ciclo de melhoria não está “fechando corretamente”. Existem vários motivos que levam uma não conformidade (NC) a reincidir mesmo depois de aparentemente ter sido “resolvida”, e este é nosso assunto de hoje. Vamos lá?
Quando a análise de causas raízes falha
A causa raiz é o motivo que leva uma não conformidade a acontecer. Ela pode estar associada aos processos, aos recursos utilizados, ao maquinário e insumos, ao ambiente de operação dos processos e até mesmo aos recursos de medição. Assim, se queremos eliminar a possibilidade de uma NC reincidir, precisamos encontrar e eliminar a causa de sua ocorrência.
Entretanto, seja por falta de experiência ou pela complexidade da NC, às vezes podemos falhar na busca por essa causa raiz. Isso faz com que tratemos os motivos errados e, assim, o verdadeiro motivo permaneça no processo. Então, as não conformidades voltam a acontecer.
Para evitar esse problema, primeiro precisamos investir em treinamento, assegurando que as pessoas conhecem essa relação e sabem como realizar uma boa análise. Em segundo lugar, é importante padronizar boas ferramentas de análise de causas, como o Diagrama de Ishikawa ou o 5 Porquês. Aliando capacitação e uso ferramentais, as chances de reincidência caem bastante!
Executar ação imediata, mas não corretiva
A ação imediata é aquela que executamos para conter os efeitos de uma não conformidade. Ela serve para remediar a insatisfação do cliente, para retirar produtos defeituosos do mercado ou conter maiores danos à linha de produção, por exemplo. Ela pode ser essencial a depender da situação.
Já a ação corretiva é aquela que colocamos em prática justamente para eliminar a causa raiz encontrada. Assim, ela não atua nos efeitos da não conformidade (como a ação imediata), mas no que tornou a ocorrência real. Assim, quando focamos apenas na ação imediata, então as não conformidades voltam a acontecer.
Para evitar esse problema, precisamos de um processo de tratativa que garanta que todas as etapas serão realizadas. Às vezes, na correria do dia a dia, acabamos tratando as coisas apenas de forma imediata, porém, com um bom processo, a tratativa não vai parar. Ela irá, de fato, executar uma correção que elimine definitivamente a causa raiz. E assim impeça reincidências!
Falhas no plano de ação
Após analisarmos as causas, partimos para as ações que vão, de fato, eliminar o problema. Na grande maioria das vezes, isso será feito por meio de planos de ação. Criamos diversas atividades que, encadeadas, nos ajudarão a eliminar essas causas. Assim, mesmo que façamos uma ótima análise preliminar, se essas ações não forem bem planejadas e executadas, as não conformidades voltam a acontecer.
Para impedir que isso aconteça, precisamos traçar planos de ação assertivos e focados no contexto que estamos trabalhando. Além disso, precisamos monitorar corretamente sua execução, garantindo não apenas que as ações saiam do papel, mas que sejam efetivas. Contar com boas ferramentas de planejamento de planos de ação vai ajudar muito neste aspecto. Utilizar o 5w2h, por exemplo, ajuda a pensar todos os fatores e, assim, criar um bom plano de ação.
Agora, se você quiser ir além, vale a pena contratar o DOO, afinal nosso software tem ferramentas como o 5w2h integradas, além de possibilitar que você envie lembretes e cobre ações muito mais facilmente. Isso tudo organizando a execução e facilitando muito o monitoramento do que foi e do que precisa ser executado. Conte conosco! ????
Fazer uma boa tratativa, mas não padronizar os resultados
Esse é talvez um dos fatores menos lembrados, pois acontece quando todas as etapas anteriores dão certo. A causa raiz foi encontrada, foram planejadas boas ações para eliminá-la, e o plano de ação ocorreu como planejado. Porém, ainda falta algo para eliminar de vez a reincidência: a padronização!
Para facilitar a compreensão, imagine duas linhas de produção (Linha A e Linha B, por exemplo). Uma não conformidade acontece na linha A e nós a tratamos corretamente, executamos tanto ação imediata quanto corretiva e, assim, eliminamos a causa. Porém, não nos lembramos de fazer a correção na linha B. Dessa forma, as ocorrências são eliminadas na linha A, mas as não conformidades voltam a acontecer na linha B, pois a causa raiz ainda pode estar lá.
Isso ressalta a importância de padronizar melhorias na empresa como um todo e, se não fizermos isso, as não conformidades voltam a acontecer. Portanto, sempre documente tudo, retreine as pessoas, atualize procedimentos e ações. Isso vai eliminar reincidências e criar processos ainda melhores em toda sua empresa.
As não conformidades voltam a acontecer quando a tratativa não é sistêmica!
Para concluir, é interessante perceber que toda tratativa não sistêmica dá maiores chances às reincidências. Isso significa, basicamente, que focar apenas em certas etapas não vai funcionar. É preciso ter um processo de tratativa bem estruturado, padronizado e assertivo. Assim como as pessoas que o executam precisam ser treinadas e conscientizadas sobre sua importância.
Quando esse foco se perde, muitas vezes apenas registramos ocorrências que vão continuar a acontecer periodicamente. Trataremos seus efeitos e, assim, viveremos apenas “apagando incêndios”. Nestes momentos, a gestão da qualidade deixa de ser motor de melhoria e inovação e, infelizmente, torna-se apenas algo burocrático e sem sentido. Aqui, portanto, é quase certo que as não conformidades voltam a acontecer, sempre.
Porém, quando fazemos boas análises de causas, executamos bons planos de ação e padronizamos resultados, tudo muda de figura. Nestes casos, não precisamos nos preocupar com reincidências, pois tratamos tudo uma única vez. Aqui, sobra mais tempo para inovar e buscar formas de melhorar. Esse é o momento em que deixamos os problemas de lado, em que a empresa como um todo abraça a cultura de excelência e, assim, alcança resultados incríveis para todas as partes interessadas.
