Entenda por que a Lista Mestra adiciona muitas dificuldades na Gestão de Documentos e prejudica os resultados da sua empresa!

Apesar de muito utilizada, a lista mestra cria uma série de dificuldades na gestão de documentos. Ela não só adiciona muitas camadas de retrabalho como também desmotiva e desengaja os colaboradores. O resultado disso tudo é uma empresa que tem mais dificuldades em manter sua certificação (ISO 9001, 14001, 45001 e outras), além de um número elevado de não conformidades e resultados abaixo do esperado.

O pior de tudo é que muitas vezes nós, profissionais de sistemas de gestão, não percebemos que a falta de atualização de documentos pode ser intensificada pela lista mestra (ou até mesmo causada por ela). Antigamente, quando o volume de informações era menor, essa ferramenta até dava conta do recado. Mas atualmente, com o enorme número de documentos a serem gerenciados, ela deixa muito a desejar!

Por isso, resolvemos mostrar como a lista mestra acaba criando muito mais dificuldades na Gestão de Documentos. Até o final do texto, você verá que muitas das não conformidades que você enfrenta diariamente podem ser resultado do uso dessa ferramenta. Para isso, dividimos esse texto em 3 argumentos principais! Vejamos!

 

 Dificuldades para manter a lista mestra e os documentos atualizados

A lista mestra é extremamente limitada, ela corresponde apenas a uma tabela com os nomes dos documentos e algumas informações adicionais. Porém, a gestão de documentos é muito mais extensa e complexa. Imagine quantas dificuldades na Gestão de Documentos isso pode gerar?

Existem diversos documentos espalhados pela sua empresa e nem sempre temos acesso à lista mestra em todos os locais. De cara, isso pressupõe retrabalho. Imagine que você precisou ir até o chão de fábrica para recolher uma cópia controlada ou conferir a atualização de um documento vencido. Ao voltar para sua estação de trabalho, você vai precisar atualizar a lista mestra. Agora imagine fazer isso com dezenas, centenas, milhares de documentos?

Ainda pensando no volume de informações, dependendo da quantidade de documentos que sua empresa precisa gerenciar, pode ser inviável fazer isso manualmente. Ou, se for possível, você gastará horas e mais horas simplesmente atualizando 1 (um) único documento: a lista mestra manual... 

 

 

 

 Dificuldades para engajar colaboradores na manutenção dos documentos

Uma boa atualização documental é aquela que acontece sistematicamente e não depende de um único colaborador (ou setor) para acontecer. Quando as pessoas não compreendem isso, surgem diversas novas dificuldades na Gestão de Documentos!

Porém, a lista mestra mantida de forma manual não tem nenhum apelo ao engajamento dos colaboradores. Na maioria das vezes, o colaborador não consulta a lista, assim nem mesmo sabe que o documento X ou Y precisa ser atualizado.

Em outros casos, os colaboradores podem até atualizar os documentos, porém não atualizam a lista mestra. Isso torna a própria lista um “documento obsoleto” ou impreciso, que não ajuda a conferir pendências e torna o processo mais trabalhoso, oneroso e propenso a erros.

Na prática, alguém precisará trabalhar apenas para “atualizar a lista mestra”. Em outras palavras, isso significa que a gestão da documentação ainda ficará centralizada e dependente de uma pessoa ou setor responsável. E o pior é que essa pessoa ou setor nunca terá certeza se os documentos estão realmente atualizados.

 

 

 

 Dificuldades na Gestão de Documentos que geram riscos e não conformidades

O que acontece quando você não sabe qual é a situação dos documentos? Se estão atualizados ou não? Muito provavelmente seus colaboradores estarão utilizando informações defasadas ou até mesmo incorretas. E isso leva a graves consequências! As mais graves são o aumento das não conformidades e a materialização de diversos riscos.

Aumentando a incidência de não conformidades

O primeiro problema que vem à cabeça são as não conformidades de auditoria. Afinal, documento desatualizado é documento não conforme. Se a quantidade for grande, então, você pode até mesmo receber uma “não conformidade maior” e pôr em risco sua certificação. Um problemão, não é mesmo? Mas esse é só o começo das suas dores de cabeça!

Os documentos são importantes ferramentas de execução. Eles orientam processos, organizam rotinas e asseguram a conformidade do seu produto ou serviço. Quando eles não estão atualizados, importantes melhorias e correções podem estar sendo deixadas de lado. Dessa forma, seus colaboradores podem estar, por exemplo, entregando produtos e serviços não conformes aos novos padrões de qualidade da sua empresa. Isso vai levar a prejuízos diversos e muita insatisfação dos seus clientes e outras partes interessadas.

Aumentando a propensão a riscos

Além disso, as dificuldades na Gestão de Documentos geralmente impactam também a gestão dos riscos. Quando atualizamos procedimentos, instruções de trabalho e até mesmo mapeamentos de processos, geralmente acrescentamos importantes informações sobre as ameaças e oportunidades presentes em cada etapa de execução.

O problema é que ao utilizar um procedimento desatualizado, por exemplo, o colaborador pode não ter acesso a novas rotinas de mitigação ou eliminação das ameaças. Isso pode fazer com que os riscos incidam e tragam prejuízos para a empresa. Da mesma forma, muitas oportunidades de melhoria podem estar sendo ignoradas, o que faz com que otimizações importantes sejam deixadas de lado, prejudicando a produtividade por exemplo. 

 

 

 

Quaisquer dificuldades na Gestão de Documentos são dificuldades de toda a empresa



O maior problema que podemos enfrentar em nossas empresas é a departamentalização, ou seja, a falta de integração entre os setores. Quando cada departamento trabalha isoladamente, a comunicação se torna falha, os processos se tornam redundantes e as informações essenciais podem se perder no caminho.

É isso que acontece quando a gestão de documentos fica a cargo de uma planilha de lista mestra e quando uma única pessoa precisa mantê-la atualizada. Toda a gestão de documentos fica centralizada. Isso, além de ser muito mais trabalhoso, também é muito mais suscetível a erros. Esses erros, por sua vez, aumentam ainda mais as dificuldades na Gestão de Documentos e a empresa sofre para gerenciar riscos e com muito mais não conformidades e reincidências...

Portanto, apesar de muito utilizada, a lista mestra manual (em planilhas) cria uma série de dificuldades na gestão de documentos. Mas calma, sabemos que muitas empresas não conseguem ver uma gestão que não seja feita com essa planilha. A boa notícia é que com uma solução automatizada, você elimina retrabalho, reduz riscos e mantém a conformidade de forma eficiente e com bons resultados!

Em breve, vamos publicar outro artigo com a solução para todos os problemas listados aqui, algo que vai te mostrar como é possível ter uma lista mestra sem dor de cabeça, que elimina todas as dificuldades na Gestão de Documentos! Mas se você quer começar a evoluir agora mesmo, solicite uma demonstração gratuita e vamos juntos revolucionar sua gestão da Qualidade!