No artigo de hoje, falaremos um pouco sobre como a lista mestra automatizada pode melhorar seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), facilitando a vida dos seus colaboradores e assegurando muito mais conformidade para seus processos. O que acontece basicamente porque a padronização e a rastreabilidade são essenciais tanto para a execução das atividades quanto para a manutenção das certificações (Como a ISO 9001 ou a ISO 14001, por exemplo).

Porém, mesmo sendo essencial, com a quantidade cada vez maior de informações com que lidamos, consequentemente aumentamos também o volume de documentos. E quanto mais documentos, maior será o trabalho, maior será a complexidade de fazer uma boa gestão de documentos. Tudo isso acaba tornando as rotinas do SGQ um verdadeiro trabalho de Hércules: caótico e difícil!

Por outro lado, a má gestão dos documentos pode gerar não conformidades, retrabalho, decisões erradas e inconsistentes e até mesmo a possível perda do seu certificado ISO. Além disso, quando o controle da documentação é feito com uso de planilhas manuais (não automatizadas), os riscos de erros humano e a necessidade de retrabalho aumentam consideravelmente.

Mas nós sabemos que você já sabe de todos esses fatos. Talvez até sofra diariamente com esses problemas. Mas calma, vamos te mostrar como contar com uma lista mestra automatizada que pode não só eliminar problemas e não conformidades como aumentar muito a produtividade da sua empresa e colaboradores. Vamos lá?

 

Eliminando trabalho e retrabalho

Em nossos últimos textos, falamos bastante sobre os problemas que uma lista mestra pode trazer (vale a pena dar uma olhada no blog caso não os tenha lido ainda). Porém isso só acontece se ela for atualizada manualmente. Com a lista mestra automatizada, não temos retrabalho, praticamente eliminamos erros e temos informações em tempo real de forma simples e prática.

Isso tudo contando com os diversos outros recursos avançados, como filtros para buscas direcionadas, diferentes modelos de exibição, ferramentas de localização e atualização dos documentos, e muito mais. Essas vantagens tornam a gestão de documentos muito mais rápida e eficiente, assim como extremamente organizada e assertiva.

 

 

Facilidade na prática!

Vejamos algumas situações práticas em que a lista mestra automatizada pode fazer a diferença. Elas são bons exemplos de como a automatização pode ajudar você e trazer muitos bons resultados para o SGQ e seus processos:

• Facilidade de acesso: você precisa encontrar um documento em meio a milhares do SGQ (ou SGI), mas não tem certeza do nome ou código? Sem estresse, basta busca por categorias, status, responsáveis ou palavras-chave, tudo sem complicações e com pouquíssimos cliques;
• Atualização automática: precisa saber qual é a situação dos documentos para uma auditoria ou para atuar pontualmente para assegurar a atualização deles? Basta baixar relatórios atualizados automaticamente e em tempo real. Com poucos cliques você acessa informações que te ajudam a garantir que os colaboradores irão realizar as atualizações;
• Diferentes modelos de lista mestra: você possui muitos documentos e gerenciá-los de forma macro não ajuda a entender como cada área ou setor está em relação a gestão documental? Simples, basta adaptar a visualização conforme a necessidade da sua empresa, seja por setor, tipo, confirmação de leitura, documentos expirados ou atrasados, por processo, e outros;
• Eliminação do retrabalho: você passa horas ligando para colaboradores e conferindo se a situação dos documentos bate com a lista mestra? Recebeu várias não conformidades porque a lista mestra estava inconsistente? Com uma lista mestra automatizada, toda vez que seu colaborador atualiza um documento, a sua lista mestra se atualiza automaticamente. Assim, você elimina retrabalho e sabe exatamente quais documentos estão ou não atualizados, tudo isso com uma consulta rápida e simples.

Dessa forma, na prática, ao usar uma ferramenta automatizada você elimina o trabalho de ter que criar essa ferramenta em planilhas, bem como de ter que atualizá-la manualmente. Além disso, também elimina o retrabalho de conferência, bem como da atualização manual necessária para conseguir relatórios precisos e consistentes. Muito mais conformidade e assertividade!

 

 

Impactos positivos da lista mestra automatizada

Quando você elimina os problemas envolvidos na gestão de documentos, você afeta positivamente sua organização de duas formas básicas.

A primeira é que as certificações que sua empresa possui, de normas ISO por exemplo, ficam asseguradas e suas não conformidades relacionadas a documentos caem muito. Isso acontece porque você possui muito mais controle com muito menos esforço. Assim, é possível garantir que os documentos estejam seguros e atualizados de maneira fácil e automatizada. E em casos pontuais de atraso na revisão, você consegue atuar para ajudar a resolver o problema e garantir a integridade e atualização dos documentos. Isso possibilita auditorias que mostram como o sistema funciona, facilitando qualquer certificação.

A segunda e ainda mais importante é que seus processos terão muito menos chances de rodar com documentos desatualizados ou obsoletos. Isso significa que as pessoas estarão acessando procedimentos operacionais ou instruções de trabalho, por exemplo, atualizados e corretos. Assim, as não conformidades de processo também serão reduzidas ou até eliminadas, assegurando auditorias mais tranquilas e, o mais importante, a satisfação do seu cliente!

Vale ressaltar que aqui, tanto a melhoria da conformidade normativa quanto processual são citadas apenas em visões macro, ou seja, falando delas apenas de forma ampla, geral. Porém, elas têm diversas vantagens micro que fazem com que sua empresa opere melhor e de forma muito mais produtiva. E tudo isso pode ser alcançado pouco tempo depois de adotar lista mestra automatizada.

 

Lista mestra automatizada: menos burocracia, mais qualidade!

Ao longo da nossa pequena série de textos sobre a lista mestra, foi possível perceber que ao adotar um sistema automatizado para a gestão de documentos, você aproveitará diversas facilidades e benefícios, como a redução de falhas, o aumento da eficiência e a melhora da conformidade em quaisquer normas (de qualidade (SGQ), meio ambiente (SGA), segurança ocupacional (SGSSO) e outras). 

Então, chegou a hora de deixar para trás o caos das planilhas manuais, eliminando o retrabalho e a dor de cabeça para sempre! Chegou a hora de tornar sua gestão documental mais simples, segura e otimizada. A não ser, é claro, que você goste de sofrer com toda a dificuldade da gestão manual e queira receber cada vez mais não conformidades na sua empresa.

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