Os desafios de gerenciar planos de ação sempre estiveram presentes nas empresas, mas parece que eles estão ganhando força ultimamente. 

 

Planos de ação que não saem do papel, recursos desperdiçados, necessidade de retrabalho, riscos que incidem em excesso e o mais preocupante: objetivos que não são cumpridos! Dificuldades como essa são realidade na vida dos gestores, criando um verdadeiro efeito dominó negativo que impacta a empresa em vários níveis.

 

Assim, esses planos mal gerenciados se transformam em uma bola de neve que compromete o crescimento, a eficiência e a motivação dos colaboradores e da empresa. Por isso, a gestão cuidadosa e o acompanhamento constante são essenciais.

 

Nós já falamos um pouco sobre esse assunto no nosso artigo “Boas práticas para estruturar um plano de ação e superar os desafios de execução”. Mas hoje gostaríamos de aprofundar um pouco mais esse tema, falando sobre os principais aspectos do monitoramento dos planos de ação, afinal, gerenciar planos de ação de maneira estratégica é a chave para o sucesso de qualquer empreitada! Vamos lá?

 

 

 

 

Como gerenciar planos de ação de forma realmente eficaz?

 

 

Para garantir que os planos de ação vão sair do papel e atingir os objetivos esperados é preciso criar um ciclo completo de gerenciamento. Assim, precisamos aplicar práticas que garantam clareza do que precisa ser feito, assim como acompanhamento ao longo do trabalho.

 

Dessa forma, vamos listar neste conteúdo os principais aspectos que você precisa conferir. Ao conseguir organizar todos os fatores abaixo, as chances de sucesso são muito maiores! Vamos lá?

 

 

Defina objetivos claros e metas plausíveis

 

 

O ponto-chave é que gerenciar planos de ação começa muito antes de os planos começarem a ser executados. Para que as ações sejam direcionadas, as pessoas precisam entender os objetivos e o que estamos buscando.

 

Então, na prática, tudo começa com as metas e resultados esperados. Para organizar isso, podemos usar os famosos indicadores SMART, por exemplo. Assim definimos metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido. Com essas informações, aí sim conseguimos passar para a próxima fase. Ou seja, definiremos o quê, quando e como algo deverá ser feito.

 

 

Defina um planejamento detalhado de tarefas e ações

 

Com os objetivos formalizados, é hora de planejar as coisas. Neste momento vamos transformar os resultados esperados em ações para alcançá-los. A ideia aqui é traçar o caminho que seguiremos para chegar ao objetivo. Isso vai facilitar o trabalho de gerenciar planos de ação e organizar a execução.

 

Nesta etapa, precisamos definir claramente as ações que serão realizadas, tal qual uma “lista de afazeres”. Essa lista não só servirá como orientação para os colaboradores mais tarde, na hora da execução, como também será monitorada (falaremos disso mais adiante).

 

 

Aqui, para auxiliar seu trabalho, você pode usar ferramentas como o 5W2H (O quê, Por quê, Quem, Quando, Onde, Como, Quanto) para detalhar cada passo do plano. Quando muitas ações estiverem em execução, outra opção interessante é o Kanban. Enfim, não importa a ferramenta, o que importa é garantir o detalhamento das atividades do plano de ação. ????

 

 

Atribua responsabilidades muito bem definidas

Obviamente, não adianta ter uma lista com o quê deve ser feito e não sabermos quem deverá executar as ações. Dessa forma, cada ação precisa ter um responsável formal. Este será o “dono” da tarefa e deverá garantir que ela seja executada, informando o progresso e solucionando possíveis problemas.

 

Por motivos didáticos, separamos esse item do anterior, mas a lista de atividades do plano de ação pode ser feita já com a definição das responsabilidades. Além disso, apenas para ressaltar, é preciso comunicar os responsáveis. No Doo! por exemplo, ao criar planos de ações é possível enviar notificações por e-mail para os responsáveis, o que facilita muito o trabalho! 

 

 Monitore o andamento do plano de ação

 

Se você seguiu corretamente as etapas anteriores, não vai ter grandes problemas para gerenciar planos de ação. Isso porque a essa altura do campeonato você já tem:

 

 

Objetivos claros a serem alcançados;

 

Uma lista de ações a ser executada;

 

Uma  lista de responsáveis por fazer o plano andar.

 

Agora, você pode escolher como monitorar as coisas. Pode dividir as ações em etapas claras ou apenas gerenciar o andamento de forma geral.

 

Em outros contextos, talvez mais complexos, pode ser necessário estabelecer métricas que demonstrem mais claramente se o plano está andando bem, demonstrando melhor os prazos e entregas visíveis para todos. De qualquer forma, essa é a base para gerenciar planos de ação do jeito certo, acompanhando a execução, cobrando atrasos e apoiando sua equipe! 

 

 

 

 

 

Flexibilidade e adaptação sempre!

 

 

 

Muitas vezes, alguns profissionais esquecem de que os planos de ação não são estáticos. Eles são estruturas dinâmicas que podem ser modificadas, enfrentar imprevistos e encontrar obstáculos não previstos. Quando isso acontece, o resultado pode ser um verdadeiro caos!

 

Portanto, para gerenciar planos de ação, é preciso compreender que revisar e adaptar ações é parte normal do trabalho. Assim como pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do plano. Portanto, quando surgem imprevistos ou mudanças no cenário, apenas se acalma, adapte-se e reorganize as coisas. Isso vai fazer total diferença!

 

 

 

 

 

 

Documentação e registro são essenciais!

 

 

Apesar de muitos profissionais se esquecerem disso, reter bons registros é essencial na hora de gerenciar planos de ação.

 

Os registros podem ser vitais, por exemplo, na hora da auditoria externa. Eles podem ser requisitados pelo seu auditor. Em diversos contextos, sua ausência pode até mesmo gerar não conformidades e pôr sua certificação em risco.

 

Além disso, caso o plano de ação não atinja os resultados esperados, os registros precisarão ser analisados para entendermos o que deu errado. Se o plano de ação não foi corretamente documentado, será muito difícil analisar as ações e, assim, determinar as causas do fracasso.

 

Portanto, sempre guarde registros claros de decisões, alterações, prazos de execução e resultados. Isso vai facilitar e garantir transparência em auditorias futuras. Assim como tornará possível atuar para corrigir problemas ou melhorar ainda mais os resultados! Ah, e só lembrando: com o Doo! você assegura registros de execução e gerenciamento muito mais facilmente e até mesmo de forma automatizada! ????

 

 

 

A arte de gerenciar planos de ação

 

 

Com a leitura do texto, percebemos que gerenciar planos de ação vai muito além de simplesmente riscar tarefas de uma lista! É uma verdadeira arte que exige equilíbrio entre planejamento rigoroso, comunicação clara, acompanhamento constante e, principalmente, flexibilidade para se adaptar às mudanças. Afinal, cada tarefa pode mudar por completo o plano de ação.

 

Assim, para finalizar, acreditamos que vale uma metáfora, gerenciar planos de ação é quase uma arte! Pense bem: um artista domina ferramentas para transformar uma tela em obra-prima, certo? Da mesma forma, o gestor de planos de ação precisa dominar seus processos, ajustando o curso sempre que necessário para garantir que os objetivos sejam alcançados.

 

Se o pintor usa uma cor incorreta, dá uma pincelada fora do lugar ou não gosta de um resultado, ele se adapta, ajusta e arruma. Se uma tarefa do plano “dá problema”, o gestor precisa apoiar a equipe, organizar as coisas e criar formas de o plano de ação não ruir. Ambos são artistas criando suas obras de arte.

 

No contexto empresarial, quando a arte de gerenciar planos de ação é praticada com dedicação e atenção aos detalhes, os planos deixam de ser apenas documentos e se tornam forças propulsoras do crescimento, da eficiência e da motivação dentro da empresa. Gerenciar planos de ação é, portanto, uma habilidade estratégica que pode transformar desafios em oportunidades e fazer com que o sucesso não seja apenas um desejo, mas uma realidade constante!