Empresas que ainda controlam manualmente seus documentos têm operações mais complexas e dispendiosas para executar. Com uma infinidade de informações espalhadas em planilhas e com a dificuldade em controlar o acesso de pessoas a processos e documentos, muitas vezes sigilosos. Falta padronização e as equipes perdem tempo em buscas intermináveis.
 

Talvez você conheça os transtornos de uma auditoria interna, quando todos os registros e documentos estão soltos na organização. E sabe o quanto é difícil tomar decisões sem que as informações estejam centralizadas.
 

Atualmente, esse malabarismo organizacional que gera perda de tempo e prejuízo financeiro, pode ser resolvido com uma solução prática e eficiente.

 

Boas práticas para sua empresa


 

A ISO 9001:2015 é uma norma que incentiva uma melhor gestão da qualidade em sua empresa, seguindo a implementação de algumas práticas importantes, como a Gestão de Documentos.
 

Diferente do que se pode imaginar, as normativas da ISO não são para dificultar ou tornar os processos de uma empresa burocráticos. Mas sim, para garantir que a tomada de decisão tenha base em dados mais seguros e realistas.
 

O importante é saber que manutenção e criação de documentos e registros devem ser feitas dentro da relevância e necessidade da organização e não apenas porque a ISO determina.
 

O ponto fundamental da norma recomenda  que as organizações mantenham um controle de informação documentada. E realizar um controle de documentos com eficiência é primordial para uma boa gestão e pode ajudar sua empresa a executar processos e decisões de maneira consciente.
 

Entenda o significado de informação documentada
 

De acordo com a ISO 9001:2015, informação documentada consiste na manutenção e retenção dos dados de uma organização, que devem ser controlados e documentados pela empresa. Garantindo a eficácia e eficiência dos seus processos.
 

Dados e procedimentos que tenham importância devem estar devidamente registrados e armazenados para seu fácil acesso quando necessário.
 

A gestão de documentos é importante para que sua empresa possa reter e organizar conhecimento, evidenciar a conformidade dos processos, produtos e serviços ou para preservar e divulgar experiências da própria organização.
 

A informação documentada pode ser dividida em dois tipos: documentos e registros.
 

1- Documentos

Documentos são informações que podem estabelecer o rumo que sua empresa quer tomar. Tudo aquilo que serve para determinar qual será o padrão de comportamento dos colaboradores e de que maneira os procedimentos e processos serão feitos durante a realização das tarefas. Essa gestão de documentos servirá como orientação para toda a empresa. Exemplos de documentos:

● Instruções de Trabalhos

● Procedimentos Operacionais

● Manuais

● Modelos de proposta

● Checklists

 

2- Registros

Os registros são a memória da sua empresa. É literalmente o registro de tudo aquilo que aconteceu dentro de uma organização. Estes dados e provas serão primeiramente criados para serem usados em consultas futuras, demonstrando como o planejamento e as ações foram executadas anteriormente. Exemplos de como estes registros podem ser feitos:

● Registros de Não conformidades

● Fotos

● Notas fiscais

● Atas de reunião

● Auditorias

Controle e atualização da informação documentada

Como os documentos dizem sobre o operacional e como executar as ações dentro da empresa, eles podem ser reavaliados e alterados, caso seja necessário. Sobre o controle, a norma da ISO 9001:2015 determina itens para uma boa gestão de documentos em 7.5.3 Controle de informação documentada.
 

“7.5.3.1 A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta Norma deve ser controlada para assegurar que”:
 

A- Disponibilidade e adequação: “Ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária”.
 

A informação documentada deve estar disponível e adequada para uso, onde e quando for necessário.
 

Em resumo, os envolvidos devem ter a garantia de que toda documentação e todos os registros estarão prontos para serem encontrados e utilizados com facilidade e rapidez.
 

B- Proteção:  “Ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade)”.
 

As informações devem ser preservadas, sendo importante saber como e onde guardá-las. Qual seria o estrago para sua empresa em caso da perda de informações confidenciais ou se contratos e dados de clientes sumissem? 
 

A informação documentada precisa estar devidamente protegida para que somente pessoas autorizadas tenham acesso e não ocorra perda de confidencialidade, uso indevido de informações e também evitar a perda de integridade.
 

A norma ISO 9001:2015 também estabelece algumas atividades que devem ser consideradas no requisito: 7.5.3.2 Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
 

A- Distribuição, acesso, recuperação e uso: É preciso um sistema que consiga agilizar e controlar o acesso, a distribuição e o uso de informações somente por pessoas autorizadas, mediante uso de senha e quando enviado por e-mail, por exemplo.
 

B- Armazenamento e preservação: Ter um local apropriado para hospedar e preservar a informação é fundamental. Devemos considerar sempre que uma empresa de pequeno porte poderá crescer e grandes empresas podem ficar maiores. Com o tempo, documentos e registros terão um volume maior e sempre com mais importância. Você não vai querer colocar o futuro do seu negócio em uma gaveta qualquer, certo?
 

C- Controle de alterações:  Atualizações podem ser feitas periodicamente e cada nova atualização deve receber um incremento no código de revisão.
 

D- Retenção e disposição: As informações ficarão retidas e disponíveis pelo tempo necessário. Até serem modificadas, inativadas e excluídas definitivamente quando se tornarem obsoletas. 
 

Evolução e organização: onde e como fazer
 

Seja em uma grande ou pequena empresa, a gestão de documentos é crucial  para implementar um sistema de gestão da qualidade. Estruturar um processo de informação documentada será um grande salto para qualquer organização.
 

Basicamente, significa fazer a transição entre antigos modelos de negócio, quando vários processos ainda eram feitos manualmente e por pessoas diferentes. O que prejudicava o controle da qualidade, gerava atrasos e impedia a melhoria dos serviços e produtos.
 

E claro, contar com a tecnologia para essa transição será um diferencial, irá lhe ajudar a tornar as informações mais visíveis, centralizadas e seguras.
 

Existe uma solução que ajuda sua empresa a desenvolver competências, auxilia o planejamento e apoia os processos preservando um dos ativos mais importantes de uma organização: o conhecimento. Um software em nuvem com atualizações automáticas e gratuitas, que atende às diretrizes da ISO 9001:2015.
 

Sua empresa pode obter um sistema que oferece módulos conforme suas necessidades. Onde o gestor da qualidade pode definir os níveis de acesso à informação e gerenciar atividades administrando melhor prazos por meio de alertas via email.  
 

Se você quer aperfeiçoar sua gestão de documentos e garantir um melhor controle na aprovação, revisão e distribuição de documentos e assim aperfeiçoar a gestão da qualidade de sua empresa, conheça nossa solução.