Entenda o gerenciamento das auditorias internas no processo de certificação

Falta pouco para sua empresa alcançar a certificação ISO 9001. Tanto esforço e em breve será possível levar a organização a certificação tão esperada. Mas será que você não se esqueceu de nada?
 
Não basta apenas fazer o máximo para atender aos requisitos, é relevante também   investir tempo na conscientização do quanto a gestão da qualidade é importante para produtividade de modo geral na organização. Como consequência desse engajamento a conformidade dos requisitos com os processos vão gerar ótimos resultados.

Se sua empresa já é certificada ISO 9001, mas deseja refazer o processo de certificação este texto também é para você! Veja como as auditorias internas podem influenciar e de que maneira é possível assegurar o melhor controle sobre o Sistema de Gestão e seus resultados.
 
A importância das auditorias internas na sua empresa



De maneira sucinta, as auditorias internas são ferramentas importantes para descobrir se o SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) está em conformidade com os procedimentos, requisitos legais e normas. Esta é uma atividade de apoio para a alta direção e é fundamental para a melhoria contínua. As auditorias internas na verdade podem ser comparadas a um termômetro que mostra como está o atendimento aos requisitos da norma ISO 9001.
 
É uma forma eficiente de avaliar o desempenho de todas as áreas e identificar melhorias. A análise dos dados obtidos permite ter informações importantes que possam tanto corrigir processos não conformes como desenvolver novos planos de ação que levem à confiabilidade e credibilidade da sua empresa.
 
Veja 5 motivos para não ignorá-las:
 

• Melhoraria dos processos;
• Comparar a teoria com a prática;
• Promover o conhecimento;
• Reduzir a incidência de não conformidades externas;
• Manter a certificação e colaborar para a boa imagem da empresa.

 

Ficou interessado em conhecer mais sobre como fazer uma auditoria interna na prática e sua relação com os processos da empresa? Então leia o post “Saiba como realizar uma Auditoria eficiente”

Por que gerenciar e controlar os resultados das auditorias?

 

O Requisito 9.2 (Auditoria Interna) é bem claro, veja abaixo:
 
9.2.1 A organização deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados para prover informação sobre se o sistema de gestão da qualidade:

a) está conforme com:
1) os requisitos da própria organização para o seu sistema de gestão da qualidade;
2) os requisitos desta Norma;
b) está implementado e mantido eficazmente.
 
9.2.2 A organização deve:

a) planejar, estabelecer, implementar e manter um programa de auditoria, incluindo a frequência, métodos, responsabilidades, requisitos para planejar e para relatar, o que deve levar em consideração a importância dos processos concernentes, mudanças que afetam a organização e os resultados de auditorias anteriores;
b) definir os critérios de auditoria e o escopo para cada auditoria;
c) selecionar auditores e conduzir auditorias para assegurar a objetividade e a imparcialidade do processo de auditoria;
d) assegurar que os resultados das auditorias sejam relatados para a gerência pertinente;
e) executar correção e ações corretivas apropriadas sem demora indevida;
f) reter informação documentada como evidência da implementação do programa de auditoria e dos resultados de auditoria.
 
O Requisito 9.2.2 se explica por si só. É realmente preciso não apenas fazer uma auditoria interna, mas também garantir que todos os resultados sejam levados à sério, fazendo com que se tornem combustível para mudanças.
 
Para que isso aconteça de fato, é necessário controlar, gerenciar e colocar em prática ações relacionadas aos resultados das auditorias internas. Como então sair da teoria e garantir que não hajam buracos que impeçam o processo de certificação?
 
Veja abaixo:
 
Frequência das auditorias

Um dos objetivos do item a do Requisito 9.2.2 trata justamente disso. Dúvida comum entre quem está em processo de certificação ou recertificação, a periodicidade é importante e causa confusão.
 
A norma cita "intervalos planejados para prover informação sobre os sistemas de gestão da qualidade", mas o que isso quer dizer? Mesmo que não se especifique datas, pense que durante o ciclo de certificação a empresa certificadora fará auditorias no mínimo anuais. Desta maneira, o ideal é adotar pelo menos uma agenda que seja possível avaliar os resultados da auditoria interna e pensar nas ações de correção, com tempo hábil para execução.
 
Histórico dos resultados das auditorias

Como saber se uma auditoria foi satisfatória se não há um histórico das anteriores? É preciso tomar muito cuidado com este quesito. Você e sua equipe precisam guardar todos os resultados!
 
Ter acesso a estas importantes informações é a garantia de acompanhamento dos resultados de um processo em específico. E pode, inclusive, chamar a atenção para um acompanhamento mais minucioso, exigindo um intervalo menor entre as auditorias internas.
 
É o caso de quando um ou mais processos não estão bem adotados ou apresentam falhas importantes. Não dá para correr o risco de não conseguir a certificação, não é mesmo? Desta maneira, fique de olho para que nada escape.
 
Informações documentadas

Os resultados das auditorias é apenas um dos tipos de informações que precisam ser documentadas (item f do Requisito 9.2.2). Estes, entre outros dados, são a evidência de que o programa está sendo implantado e seguido com sucesso.
 
O auditor responsável pelo processo deve documentar as questões que foram consideradas importantes para proporcionar evidência. Tudo isso para fundamentar o seu parecer evidenciando que a auditoria foi executada.
 
E quais são os documentos? Podem incluir listas de verificação, planos de amostragem, formulários para registros de informações, constatações da auditoria e registros de reuniões.
 
 A ISO 9001 menciona que eles devem ser legíveis, identificáveis e recuperáveis (Requisito 7).
 
Resultados precisam ser relatados para a gerência

Você já sabe a importância das auditorias internas, a periodicidade que elas precisam ser realizadas e que os históricos precisam ser guardados como documentos.
 
Então é mais do que natural que a gerência ligada à área auditada fique sabendo dos resultados (item d do Requisito 9.2.2) para tomar as devidas providências caso necessário, não é mesmo? 
 
O problema é que nem sempre isso acontece! Ainda mais quando são identificados problemas graves de conformidade no setor, algumas vezes é preferível esconder o que acontece.
 
O espírito do ‘telefone sem fio’ pode dificultar o processo de certificação. E você não pode deixar que isso aconteça. Oriente os envolvidos de forma clara e objetiva que a empresa está passando por profundas transformações e o esperado é que situações difíceis aconteçam, mas o engajamento é fundamental.
 
Apenas com a verdadeira situação exposta que será possível, como já dissemos, tomar decisões que melhorem a saúde do departamento e o adequem aos procedimentos internos e/ou requisitos da ISO 9001.
 
Viu como não basta apenas fazer auditorias internas para garantir o processo de certificação? É preciso gerenciar os resultados e trabalhar para que eles melhorem cada vez mais!
 
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05 de Fevereiro de 2020

Tags:

auditoria interna iso 9001 requisito 9.2 processo de certificação