Falta de Gestão dos processos está entre os erros gerenciais mais comuns

Cuidar de uma empresa não é nada simples. Qualquer descuido é capaz de comprometer o futuro do negócio. Ainda mais com a rotina corrida do dia a dia, quando fica difícil tomar as rédeas de tudo e garantir a gestão da qualidade e também a gestão de processos. 
 
Fizemos abaixo o apontamento de 6 erros gerenciais mais comuns, que podem comprometer seu negócio. Descubra os outros a seguir e confira dicas de como resolvê-los.
 
Falta de monitoramento da gestão de processos



Fazer as mesmas coisas todos os dias leva a uma rotina de trabalho que pode se tornar repetitiva e cansativa. Tarefas que antes eram realizadas de maneira ágil, agora são demoradas e enfadonhas. O resultado é a perda de competitividade e produtividade da empresa.
 
A gestão da qualidade é colocada em segundo plano simplesmente porque nem quem deveria zelar por ela oferece a atenção necessária. Isso sem contar a ausência de controle na abertura, acompanhamento e conclusão das não conformidades. Os erros são simplesmente ‘deixados para lá’.
 
Um problema grave de monitoramento da gestão dos processos!
 
Toda a cadeia produtiva é afetada. Se o setor de compras adia o pedido de uma matéria-prima a ponto dela faltar, acaba paralisando a produção, atrasando a entrega das vendas realizadas pelo comercial. Os clientes se enfurecem e acabam reclamando nas redes sociais, impactando a reputação da empresa e exigindo esforços de comunicação e marketing para reverter o quadro.
 
SOLUÇÕES

DICA 01: Controlar prazos de vencimento: Aqui entram o vencimento de dívidas, impostos, das vendas realizadas ou mesmo das mercadorias. Com a gestão de processos mais 'azeitada' o time consegue administrar todas essas questões, evitando dores de cabeça com prejuízos, multas e inadimplência.
 
DICA 02: Compreender como os colaboradores trabalham: Como cada função é executada? De que maneira o trabalho deveria ser realizado para ter maior produtividade? Responder essas duas perguntas ajudará no apontamento e definição de diretrizes para a gestão dos processos de cada tarefa. Redistribuir os trabalhadores em novas funções que tenham maior 'fit' com cada um pode ser uma solução para as melhoria esperadas.
 
DICA 03: Implantar metodologias de avaliação: O monitoramento e medição de processos fornecem dados sobre o desempenho são capazes de mostrar a evolução da empresa em termos de objetivos estratégicos. Esses resultados servirão de base para a tomada de decisões de melhoria, levando ao aprimoramento contínuo.
Colocar em prática esse tipo de recurso é de vital importância. Inclusive a avaliação do desempenho de processos é um item relacionado a ISO 9001.
 
Não ter planejamento



Qual a sua preocupação com o amanhã? Quando fazemos essa pergunta não quer dizer a longo prazo, apenas daqui a 5 ou 10 anos, mas amanhã mesmo. Quais serão os movimentos que sua empresa fará na semana que vem?
 
Se você tem dificuldades de responder saiba que tem um problema grave de falta de planejamento. E cuidar das estratégias para o hoje e o futuro é de extrema importância para a saúde do seu negócio.
 
Isso vale desde o lançamento de um produto até a aquisição de um novo maquinário para a produção. Não é apenas lidar com achismos, futurologia ou o 'eu quero'. Em um tempo de economia livre muitos empresários gostam de deixar o negócio crescer de maneira orgânica. Isso significa responder às mudanças de acordo com os gostos do cliente e das tendências do mercado. Mas essa abordagem não planejada pode prejudicar e muito a empresa. 
 
Sem planejamento tudo é colocado em risco: A folha de pagamento é impactada ao contratar um profissional sem saber o que ele fará entre outros problemas gerando uma cadeia de maus resultados.
 
SOLUÇÕES

DICA 01: Ter um norte: O planejamento é essencial para dar um norte para a empresa. É o momento em que o empresário decide a identidade da empresa e os seus objetivos.
 
DICA 02: Fazer análises: Seja para planejar campanhas de marketing efetivas, desenvolver e lançar novos produtos, avaliar o desempenho da empresa ou dos colaboradores. Todas as decisões devem ser baseadas em dados.
 
DICA 03: Conhecer a concorrência: É preciso saber quem são os concorrentes, formatando o lugar do mercado em que a empresa está e aonde ela quer chegar.
 
DICA 04: Contratar com sabedoria: Se a empresa precisa de mais braços pense antes de correr ao mercado. Qual o budget disponível? Qual a média salarial para a função? Um profissional júnior vai dar conta ou será necessário um com mais experiência? 
 
DICA 05: Executar: Não adianta apenas planejar, é preciso também executar corretamente todas as etapas pré-determinadas. E em um tempo de dificuldade econômicas, por exemplo, é preciso ter sabedoria para não sair dos trilhos.
 
Descuidar da gestão financeira



Quanto dinheiro tem no seu caixa hoje? Quais foram os últimos investimentos realizados? No que a empresa gasta mais? O pagamento de funcionários representa quanto da receita?
 
Se você não é capaz de responder essas perguntas algo de muito errado está acontecendo com a gestão financeira. E se o seu desejo é continuar garantindo a existência do negócio, medidas urgentes precisam ser tomadas. 
 
Não conhecer profundamente a realidade financeira da empresa só traz prejuízos! É como andar no escuro em uma loja de cristais raros. Você não sabe para onde ir e cada esbarrão significa um grande prejuízo. Não há controle, os erros aumentam cada vez mais e os negócios caminham para o precipício. 
 
SOLUÇÕES

DICA 01: Adotar um sistema de gerenciamento: Ele é simplesmente o norte da empresa. Ao utilizá-lo com seriedade, será possível controlar o caixa, o estoque, o quanto é gasto com folha de pagamento, os custos e as receitas.
 
DICA 02: Registrar todas as operações realizadas: Tudo que entra ou sai precisa ser contabilizado. É a garantia de controle e uma das melhores maneiras de saber que as contas estão 'entrando nos eixos'.
 
DICA 03: Fazer fluxo de caixa: Ao controlar em detalhes tudo que entra e sai é possível ter saber a movimentação do capital da empresa. São informações importantes que podem mudar os rumos do negócio e até trazer economia, por exemplo. Ao invés de fazer vários pedidos pequenos com um mesmo fornecedor, negocie um desconto para uma remessa maior.
 
DICA 04: Saber quanto custa cada produto: A gestão financeira começa pelo mais básico — saber qual a despesa de produção dos seus produtos. Isso inclui a compra de matéria-prima, produção, estocagem, transporte e venda. Cobrar barato sai caro. E cobrar caro mais ainda! Ao colocar na ponta do lápis cada centavo gasto vai ajudar a compor melhor os valores, acabando com prejuízos ou mesmo aumentando a rentabilidade ao reduzir preços.
 
Misturar a vida pessoal com a gerencial



Esse tópico poderia estar dentro da gestão financeira. Mas misturar vida pessoal com a corporativa é tão usual em algumas empresas que acreditamos ser melhor separar. Erro comum para tantos empresários, vai desde usar a conta da empresa para pagar despesas particulares ou e-mail pessoal para enviar uma mensagem para um fornecedor.
 
Pode parecer difícil mas é necessário, com urgência, parar de misturar 'as estações'. Essa combinação bombástica é muito prejudicial tanto para o caixa como para a imagem da companhia. 
 
SOLUÇÃO

DICA 01: Separar o universo privado do empresarial: Vida corporativa é uma coisa e a íntima é outra. Pague despesas da empresa com um cartão de crédito corporativo. Caso não seja possível, peça um recibo e solicite reembolso ao financeiro. Simples assim.
 
Não fazer uma correta gestão do capital humano



O turnover na empresa é alto, o clima não é bom, não há união nem sinergia entre os colaboradores até da mesma área. Notícias boas como promover ou comunicar um aumento de salário são realizadas pelos gestores.
 
Já as 'bombas' como resolver conflitos e comunicar uma demissão é “lá com o RH”. Os executivos são despreparados para gerir seu pessoal, não raro servindo de mau exemplo os subordinados.  
 
A empresa desconhece quem são os reais responsáveis pela gestão das pessoas, além de tratá-las como custo e não como ativo. Os profissionais não passam por treinamentos, reciclagens ou desenvolvimento pessoal.
 
SOLUÇÃO

DICA 01:  Definir papéis: A gestão de pessoas não é uma tarefa apenas do setor de recursos humanos (RH), mas sim de todos os gestores. Presidentes e gestores têm papel fundamental na atração, retenção e na administração de pessoas. A área de RH é estratégica e atua como um parceiro dentro da organização.
 
DICA 02:  Fazer uma gestão eficaz: Gerir gente de uma maneira produtiva é definir as necessidades de pessoal, atrair, contratar, reter, motivar, avaliar desempenho, desenvolver, remunerar, reconhecer o empenho e até saber demitir. É reconhecer que as pessoas são a mola propulsora que move as empresas.
 
DICA 03:  Ter estratégia na gestão de pessoas: As ações de RH não podem ser aleatórias. Elas precisam estar alinhadas e direcionadas para alcançar um objetivo claro, caso contrário perdem sua efetividade. Ter estratégias significa selecionar e organizar ações que atendam aos objetivos mais amplos tanto do setor como da empresa. 
 
DICA 04:  Ir além de treinamentos: O desenvolvimento pessoal não é apenas conduzir   programas de treinamento. É a garantia da sustentabilidade da empresa por meio da transferência de conhecimentos e experiências. Os programas de treinamento e desenvolvimento precisam ser estruturados tendo em mente a estratégia da empresa e as necessidades do pessoal. E têm de ser elaborados e conduzidos em conjunto entre a área de RH e os gestores. Afinal, quem conhece as competências e necessidades das pessoas são seus gestores.
 
DICA 05:  Manter clareza na comunicação: A comunicação é uma habilidade que todos os gestores devem cultivar. Manter um diálogo transparente e verdadeiro evita mal entendidos que podem desequilibrar as relações de trabalho e prejudicar a produtividade. Todas as mensagens precisam ser transmitidas da maneira mais simples e objetiva possível.
 
Acreditar que realmente o cliente é ouvido



A empresa realiza anualmente uma pesquisa de satisfação com os clientes e os resultados são regulares. Mas o número de reclamações tem cada vez mais aumentado no SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor) ou nas redes sociais.
 
Como explicar esse movimento se está tudo bem? O que pode estar acontecendo já que o time de vendas se empenha em buscar as melhores respostas?
 
SOLUÇÃO

DICA 01: Ouvir com profundidade: A norma ISO 9001: 2015 determina que “a organização deve monitorar a percepção de clientes a respeito do grau em que suas necessidades e expectativas foram atendidas. A organização deve determinar os métodos para obter, monitorar e analisar criticamente essa informação”.

Somente uma pesquisa anual não basta para realmente conhecer o cliente. É preciso rever desde a metodologia deste levantamento até a maneira como ele é realizado. É necessário ter contato com o cliente em diversos outros momentos, somente dessa maneira a empresa realmente conseguirá conhecê-lo em profundidade.

Faça reuniões periódicas com o objetivo de saber se está tudo bem, como também pesquisas de pós-venda. 
 
A importância do ‘mea culpa’

Sim, errar é humano. Todas as pessoas e empresas estão sujeitas a falhar. 

Se sua empresa sofre com algum dos erros citados acima você já deve estar sentindo ‘na pele’ alguns dos exemplos que demonstramos aqui. São problemas graves e que se não forem resolvidos a tempo poderão acabar levando o empreendimento a fechar as portas.
 
Seguir as dicas que demos neste post não só ajudará a empresa a resolver as dificuldades, como também fará bem à reputação. Pense bem, empresas que gerenciam melhor, obtém melhores resultados! O primeiro passo você já deu: perceber que algo está errado.
 
Não deixe o orgulho tomar conta. Admita que profundas mudanças precisam ser feitas e comece a colocá-las em prática. Continue lendo o nosso blog. Com certeza você vai encontrar outros assuntos que irão ajudar nas tarefas mais difíceis.
 
E se precisar de ajuda quando o assunto é gestão da qualidade, que tal marcarmos uma conversa?

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