Vilão da produtividade: como combater o retrabalho

O gerenciamento eficiente dos recursos disponíveis e do tempo investido em cada atividade operacional pode se tornar um grande desafio para os gestores. O retrabalho então, é algo ainda mais complexo, não importa o setor, segmento e tamanho da empresa, refazer as atividades não está no planejamento de ninguém. Fazer e refazer duas, três, quatro vezes em um mesmo processo implica na perda irreversível de tempo e na perda de recursos.  
 
Por isso, a Gestão da Qualidade se faz tão importante, já que um de seus objetivos é mapear cada processo da organização com o objetivo de deixá-lo funcional, eficaz e produtivo.
 
Mas como combater o retrabalho de forma eficiente? Confira a seguir duas estratégias para melhorar os resultados evitando o vilão da produtividade, o retrabalho.
 
DESENVOLVA UM BOM PLANEJAMENTO


 
Com um planejamento organizado o gestor consegue identificar quais processos estão exigindo mais recursos e tempo para a execução, e assim, estabelecer ações que possam reduzir ou eliminar esses custos desnecessários evitando o retrabalho.
 
Por isso, se torna importante que neste planejamento esteja descrito as etapas, o tempo para a execução e os recursos necessários, mudando assim a gestão de modo operacional para modo estratégico. As atividades realizadas sem organização são prejudiciais para a saúde da empresa pois aumentam as chances de falhas.
 
A automatização dos processos pode ajudar bastante nesta etapa, já que é possível integrar e direcionar as pessoas da equipe em um mesmo momento aumentando a eficiência da comunicação organizacional.

FUNÇÕES ESTRUTURADAS


 
Diminuir ou eliminar o retrabalho quando falamos em colaboradores exige uma avaliação do gestor de como cada um está executando suas atividades. Cada função deve estar estruturada e documentada para facilitar o processo de execução de antigos e novos colaboradores.
 
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Vamos exemplificar, imagine o cargo “secretária”. É uma função que exige algumas competências para: rotinas administrativas, atendimento ao cliente, entre outras atividades. Após analisar as exigências dessa função, é preciso considerar quais treinamentos e capacitações a pessoa precisa para alcançar resultados de excelência nesta função.
 
Ao criar essa sistemática, a organização passa a desenvolver juntamente com o colaborador a progressão do seu conhecimento profissional, isso sem dúvida, reflete na redução de reclamações de clientes.
 
Vimos frequentemente profissionais caírem de paraquedas em suas funções, no qual o aprendizado é diário diante das necessidades. Mas como mensurar as perdas e os ganhos que um profissional desenvolve em relação ao desempenho de suas funções se for dessa forma?

NOVAS TECNOLOGIAS


 
Uma boa forma de diminuir o retrabalho é utilizando tecnologias que agilizam os processos. Nos fluxos de processos não automatizados, a probabilidade de alguma informação não ser registrada ou compreendida de forma errada é muito maior, em consequência, aumenta o tempo de trabalho e os custos operacionais.
 
Com a centralização das informações, o gestor consegue acessar os dados de sua equipe facilitando o ajuste e as devidas alterações nos processos.

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04 de Fevereiro de 2019

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