O que eu gostaria de saber sobre Plano de Ação e ninguém nunca falou?

Se você é um bom gestor, faça agora um cenário mental, desenhando a situação real dos seus controles de processos e responda a você mesmo:

- O seu controle está alinhado a planejamentos e planos de ação?

- Você costuma avaliar a eficácia desses planos classificando seus Sucessos e Fracassos?

- Onde ficam os registros de todas essas avaliações, planejamentos e resultados?

Nos últimos meses, gestores de diversos segmentos têm exposto para nós suas dificuldades para criação de uma cultura de planos de ação e associá-los a  rotina da organização, bem como dificuldade em manter um planejamento mais pontual. Qual é a consequência disso?

GESTÃO POR INSTINTO

Isso mesmo! Sua gestão se torna “instintiva”, pois seus controles de processos e resultados acabam ficando a mercê de decisões tomadas (obviamente) “por instinto”, isto é, com base em experiências de gestão corriqueiras, sem necessariamente estarem atreladas a:

- Critérios prévios de avaliação;

- Dados de indicadores ou;

- Estatísticas reais.

Nossa intenção não é dizer que agir por instinto na administração é um “pecado”, pois sabemos que muitas situações emergenciais cobram de você, gestor, uma atitude responsiva instantânea, e nada melhor do que fazer uso do seu background para resolver seus problemas.

Porém, em se tratando de planejamento e estabelecimento de planos de ação para alcance de objetivos, a gestão por instinto deve sair de cena para dar lugar à Gestão planejada, e é justamente este tipo de gerenciamento que vai ajudar você a alcançar algo desejado por muitos, se não maioria: a Redução de custos e Melhoria nos processos.

Observe a seguir pontos que revelam as desvantagens de não manter uma rotina de planos de ação no controle de processos.

JÁ ACONTECEU COM VOCÊ?

Você entra em uma reunião munido de seus argumentos para resolução de um problema. Em discussão com sua equipe, você acaba acatando diversas visões, opiniões e sugestões para melhoria de determinados processos.

Porém, por falta de critérios, registros ou estabelecimento de prazos, a reunião termina sem resultados, consequentemente sem um plano de ação, logo, sem correção do real problema e sem sugestões de melhorias.

É possível fazer correções e melhorias sem plano de ação?

Sim, mas isso não significa que seu controle será consistente a ponto de trazer pra você um retorno de excelência nas informações.

Imagine a seguinte situação

Dois gestores possuem tarefas de correção ou melhoria de um determinado processo a partir de um relatório de diversas reclamações de clientes.

Um deles cria um plano de ação bem estruturado com base nas reclamações procedentes, analisando a causa com o uso de métodos como o famoso 5W2H. Ele desenvolve também um plano de ação utilizando o SMART, com possibilidade de visualizar os resultados através do GANTT.

Enquanto isso, o outro gestor procura um método mais alternativo como registro das tarefas em agendas, planilhas, bloco de notas, adesivos coloridos. Além disso perde tempo para monitorar os envolvidos nas tarefas, e incentivá-los a registrar os resultados em planilhas de compartilhamento na rede interna da empresa.

Qual dos dois terá o controle mais apurado em relação aos resultados, prazos, metas e avaliações? Qual deles terá informações e estatísticas mais consistentes e automatizadas que ajudem na tomada de decisões para futuras melhorias?

Falando nisso, temos um eBook grátis que ensina você a transformar as reclamações de seus clientes em oportunidades para seu negócio:

 Todo gestor necessita de informações como:

- Quem está executando tal atividade

- Elas estão dentro do prazo?

- Qual atividade está com maior atraso?

- Quais atividades precisam de prioridade?

Com base nisso, imagine novamente a situação e responda, qual gestor levaria menos tempo e teria mais informações para realizar decisões, e qual deles precisaria caçar informações em diferentes lugares,  contabilizando tempo e custos de modo mais manual?

Certamente o gestor inserido em um trabalho sistemático e automatizado teria mais sucesso.

OS "ACHISMOS" CONTINUAM BARRANDO SEU CRESCIMENTO

É triste muitas vezes ouvirmos casos em que as empresas deixam de implementar uma rotina sistematizada e por conta de “achismos” referentes à eficácia de  um controle bem estruturado:

Pessoas ou até mesmo gestores que pensam assim, não conseguem enxergar que o tempo que se investe em planos, análises, registros e avaliação é um tempo que se ganha futuramente.

Infelizmente o que vemos são empresas que fomentam a cultura das reuniões improdutivas que começam, mas nunca chegam a lugar algum por falta de um plano de ação, e até mesmo a falta de comprometimento na execução, justamente por não haver nenhum controle.

Quando o plano é eficaz, só resta “correr para o abraço”, pois isso significa que a equipe conseguiu chegar ao objetivo esperado, mas quando o plano é ineficaz, ele gera custos, pois será necessário executar as mesmas atividades ou até outras para resolução de falhas, por isso reforçamos que o responsável pela eficácia e os critérios para validação são de suma importância em um controle da qualidade.

COMO INICIAR O HÁBITO DE REALIZAR PLANOS DE AÇÃO?

Para auxiliar você na realização de um plano de ação mais consistente, organizamos algumas questões que sugerem para você uma estruturação adequada para atingir os objetivos planejados:

Ao criar um plano de ação faça estas perguntas:

Este plano de ação é:

SMART

- eSpecífico?

- Mensurável?

- Atingível?

- Relevante?

- Temporizável?

Ou questione-se conforme o método 5W2H

- O  quefazer?

- Por que fazer?

- Onde fazer?

- Quando fazer?

- Quem irá fazer?

- Como irá fazer?

- Quanto Custa?

Além disso, um controle não pode ser encerrado sem avaliações, portanto considere:

- Quais os parâmetros serão utilizados para verificar a eficácia das ações?

- Quem deve verificar a eficácia?

- Os objetivos foram alcançados?

INSPIRE-SE E CRIE A CULTURA DO PLANO DE AÇÃO

Com estas dicas certamente você vai poder estruturar melhor seu controle e torná-lo mais produtivo, melhorando sua comunicação e a integração de toda a equipe nos resultados das ações planejadas.

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