Dicas para preparar sua empresa para auditoria de certificação ISO 9001

Todos sabemos que a auditoria de certificação ISO 9001 causa medo nas pessoas. Só falar que um auditor externo virá até a empresa e conduzirá entrevistas já pode causar calafrios no pessoal. Entretanto, isso não precisa (e não deve) ser assim. A auditoria é um momento de verificação normal e saudável para qualquer sistema de gestão.

Minimizar esse pré-conceito negativo é um papel importante de nós, profissionais da qualidade. Se as pessoas estiverem muito nervosas e desconfortáveis durante as auditorias, a probabilidade de encontrarmos boas oportunidades de melhoria e insights cai, bem como é possível que elas não consigam demonstrar a conformidade existente nos processos.

Por isso, no artigo de hoje, traremos algumas dicas para facilitar o momento de ser auditado e preparar a empresa. Mas antes de realmente entrar nas dicas que preparamos, vejamos uma “dica” um tanto contraditória:

Não se prepare para as auditorias externas…

Calma, apesar de estranha, essa é a melhor preparação que você pode ter. O ideal é que a empresa não se prepare para a auditoria, mas esteja constantemente preparada.

Isso significa que você deve construir e conduzir seus processos de forma a sempre buscarem conformidade. Dessa forma, não importa quando ou como, mas a empresa estará pronta para ser auditada.

Revisar documentos, tratar não conformidades, gerenciar riscos, mapear processos e buscar adequação ao padrão ISO 9001 deve ser algo feito recorrentemente e buscando a melhoria contínua. Quando a conformidade faz parte da cultura e execução dos processos, não é necessário realizar nenhum preparativo especial para a auditoria.

Assim, não devemos nos preparar para a auditoria, mas sim preparar nossa empresa e processos para a conformidade com os requisitos estatutários, organizacionais, regulamentares e normativos. Dessa forma, não há auditoria que traga problemas!

 

Conduzindo uma auditoria de certificação ISO 9001 tranquila e proveitosa

Agora que já entendemos o verdadeiro segredo da preparação, vejamos algumas dicas que podem nos ajudar a manter as auditorias mais tranquilas e evitar algumas complicações. Vamos lá!

Avise e tranquilize seus colaboradores

Se fizermos tudo certo, a cultura da qualidade já estará presente em nossa empresa e as pessoas saberão do que se trata a auditoria. Mesmo assim, esse pode ser um momento um tanto tenso, certo?

Por isso, avise as pessoas com antecedência e explique o que é a auditoria e porque ela é necessária. Reforce que a ideia é buscar melhorias nos processos e garantir uma empresa melhor. Aproveite esse momento para tirar dúvidas do pessoal e realmente tranquilizar as pessoas.

Exceto em contextos muito específicos, fazer auditorias surpresa pode assustar as pessoas e criar um sentimento de que o processo está acontecendo para buscar culpados, o que é extremamente ruim. Por isso, conscientizar as pessoas e falar abertamente sobre o processo de auditoria é o melhor caminho.

Garantir o funcionamento dos recursos necessários

Existem diversos fatores que não estão diretamente sob nosso controle, e vale gastar um pouco de tempo para planejar isso.

Muito provavelmente, não será possível realizar a auditoria se faltar internet, eletricidade ou se algum recurso operacional estiver fora do ar. Assim, vale a pena entrar em contato com provedores sensíveis e descobrir se há algum desligamento ou manutenção programada.

Caso haja, talvez valha a pena remarcar a auditoria, visando garantir que tudo estará corretamente funcionando no dia D. Vale ressaltar que a chance de algo nessa linha acontecer é pequena, mas como diz o ditado: o seguro morreu de velho.

Além disso, de certa forma, essa dica corresponde à gestão de riscos estruturais da sua auditoria, então não marque bobeira!

Designar responsáveis para acompanhar o auditor

Durante a auditoria de certificação ISO 9001 (ou de qualquer outro sistema de gestão) o auditor terá que transitar pela empresa e ter acesso a uma série de interfaces. Essas interfaces podem ser sistemas operacionais, pessoas ou lugares, e ele precisará ser conduzido de acordo com as necessidades da auditoria.

Ao chegar em um entrevistado, por exemplo, ter a figura de alguém da empresa junto ao auditor pode passar mais tranquilidade para o seu colaborador. Caso o auditor precise de acesso a algum documento ou sistema, um representante da empresa pode auxiliar e facilitar esse processo. Se o auditor quiser avaliar determinado setor, o acompanhante pode conduzi-lo e garantir um deslocamento seguro e ágil pela empresa.

Assim, ter alguém junto do auditor que conhece os processos e pode realmente agregar valor a auditoria é essencial. Isso pode facilitar a demonstração de evidências de conformidade e trazer mais assertividade e tranquilidade ao processo como um todo.

Outras dicas e objetivos da auditoria de certificação ISO 9001

Para finalizar, é importante lembrar também que uma boa auditoria é resultado de bons profissionais envolvidos. Desde um auditor com postura ética, clara e objetiva, até profissionais abertos a buscar melhorias e demonstrar conformidade.

Então, seja transparente com os auditores e colabore com os questionamentos e solicitações. Lembre-se, todos os envolvidos na auditoria estão do mesmo lado, não há inimigos e todos estão ali em prol da empresa e da melhoria.

Vale ressaltar também que a execução de auditorias internas, ajuda a familiarizar os colaboradores com a dinâmica e processos de auditoria. Sem falar que é uma maneira de visar os pontos que podem ser passíveis de não conformidades e melhorias na auditoria externa, lembrando que nenhuma empresa é perfeita e a prática de evidenciar o maior número de não conformidades e oportunidades de melhoria possíveis em uma auditoria interna é muito mais bem vista do que tentar escondê-las ou subjugá-las.

Sabemos que a auditoria é um momento sério e que pode trazer muita tensão aos envolvidos, porém, é importante manter a calma e focar no objetivo do processo.

Transparecer nervosismo pode até mesmo deixar outros colaboradores nervosos, o que pode dificultar muito o processo. Então, acalme-se e receba os auditores de forma amigável e cordial, comunique-se de maneira simples, respondendo de forma clara e concisa e demonstrando acessibilidade e abertura.

Por fim, vale reforçar, que o maior objetivo do SGQ é garantir a padronização e melhoria contínua da empresa. Assim, a melhor de todas as preparações é a constante busca por conformidade, excelência e melhorias!

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