Passo a passo para tratar não conformidades de forma eficaz

Garantir a melhoria contínua parece ser simples, certo? No entanto, pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça se a sua empresa não tratar as não conformidades com a devida atenção. Sejam elas relacionadas aos requisitos de uma norma, de um processo, produto, serviço, procedimento: fazer uma análise de causa criteriosa e planejar ações para tratativa da não conformidade é essencial.
 

Muitas vezes os problemas realmente críticos deixam de receber a importância necessária, seja por desatenção ou esquecimento. 
 

E como cada processo de uma empresa tem estágios e graus de criticidade diferentes, envolver ao máximo as pessoas para sanar as não conformidades será fundamental para encontrar soluções e garantir a melhoria contínua.
 

O que é uma não conformidade e qual a importância de tratá-la?

Uma não conformidade é todo e qualquer processo que não está de acordo com o requisito esperado e previamente definido. Esse requisito pode ser um item de uma norma, de um produto ou serviço. Pode ser até mesmo uma etapa de um processo definido pela empresa para a produção de algum produto ou atendimento ao cliente, por exemplo. 
 

Qualquer desvio relacionado aos processos definidos, que seja seguido da evidência de um resultado insatisfatório pode ser tratado como uma não conformidade. E essa muitas vezes precisa ter suas causas analisadas o quanto antes, buscando aplicar os 7 princípios da Gestão da Qualidade.
 

Por que criar tratativas para as não conformidades é tão importante?

Você como profissional que atua na área da qualidade sabe como pode ser trabalhoso fazer Gestão da Qualidade. Mapear e definir processos que aumentam a eficiência operacional, reduzem erros, geram informações confiáveis e promovem a colaboração nem sempre é tarefa simples e envolve diferentes aspectos da organização.
 

Faria algum sentido todo esse trabalho, se não fosse adotado um processo de análise e ações para melhoria contínua?
 

Os requisitos foram assim definidos por serem, naquele momento, a forma mais indicada para realização de uma determinada atividade, dentro dos padrões de qualidade. Deixar de criar tratativas para não conformidades identificadas é não solucionar desvios que podem trazer sérios impactos para os processos de toda a organização.

Identificar o requisito não conforme, quais evidências apontam para o não cumprimento dele e quem deve ser envolvido na tratativa de cada não conformidade é fundamental para garantir melhoria contínua.

Lembrando que, identificar e tratar um desvio não significa sucesso imediato. Talvez a não conformidade persista, e novas soluções sejam necessárias. Ou sua empresa chegue à conclusão que o requisito deve ser revisto.

 

O processo de produção de uma peça, em uma determinada indústria, vem sofrendo atraso, por exemplo. Em um primeiro momento, o assunto fica esquecido, pois parece algo pontual. Mas após algumas semanas, percebe-se que o requisito do processo que determina o tempo máximo de produção dela vem sofrendo desvios constantes.
 

Uma não conformidade precisa ser registrada! Desta forma as possíveis causas desse desvio poderão ser analisadas: 

  • Os técnicos envolvidos no processo têm a capacitação necessária?

  • Os componentes da linha de produção estão com a manutenção em dia?

  • Ou será que o tempo de produção documentado no processo precisa ser revisto? 
     

Passo a passo para tratar as não conformidades 

Agora que você já sabe o que é uma não conformidade e a importância de criar tratativas para solucionar os desvios, veja o passo a passo para promover a análise das causas e a melhoria contínua.
 

 Passo 1- Identifique a não conformidade 

A primeira coisa que você precisa fazer para tratar uma não conformidade é identificá-la dentro da sua empresa. Se durante a análise de processos, produtos e serviços você descobrir que tem algo errado. Busque imediatamente coletar informações e identificar o problema. 

 

 Passo 2 - Faça a descrição da não conformidade

Assim que identificada a não conformidade, registre todas as informações relacionadas ao desvio.  

  • Qual é a origem da não conformidade? 

  • Que requisito não está sendo atendido? 

  • Quais são as evidências que apontam a não conformidade? 

  • Quais pessoas, materiais e recursos estão envolvidos?

Levante o máximo de informações porque isso vai ajudar a compreender melhor o que ocasionou o desvio. 
 

 Passo 3 - Descubra a origem do problema por meio da análise de causa

Depois de fazer a descrição da não conformidade, é o momento de realizar a análise de causa. Nessa etapa, todas as informações coletadas serão úteis para descobrir o que ocasionou o desvio e como ele afeta os processos e resultados esperados.

Tratar uma não conformidade é um processo que vai envolver análise criteriosa das causas. E para tratar as ocorrências com eficiência é necessário mapear as causas que leve a raiz do problema.
 


 Passo 4- Elabore um plano de ação

Assim que for descoberta a causa raiz da não conformidade, é preciso elaborar um plano de ação focado em tratá-la.

Como falamos acima, cada produto, processo e serviço possui suas particularidades. Então, se identificar um ou mais problemas, lembre-se de elaborar esse plano com base no nível de prioridade de cada não conformidade.

 

Passo 5 - Verifique a eficácia do tratamento

Aplicou a ação para tratar a não conformidade? Então chegou o momento de verificar se o tratamento foi eficaz e se a solução realmente atingiu seu objetivo. 

Se a ação corretiva não teve o resultado esperado, faça uma segunda análise sobre o problema e elabore uma reanálise do plano. Em alguns casos, a não conformidade pode ser encerrada apenas com a identificação, descrição e ação imediata. Então, sempre verifique se o desvio é recorrente ou eventual, e qual sua criticidade.
  


Dicas para engajar a equipe no tratamento das não conformidades

Você deve estar pensando que tratar as não conformidades é um procedimento exaustivo e que exige muito tempo. Você não está necessariamente errado, mas separamos algumas dicas que podem ajudá-lo a manter as equipes engajadas no processo de melhoria contínua. Confira! 
 

  • Invista em treinamentos: treinar toda a equipe é fundamental para otimizar a identificação do problema. É essencial que todos entendam quando registrar uma não conformidade e como identificar os desvios.

  • Escute os integrantes do time: a comunicação é o caminho mais rápido para identificar uma não conformidade. Assim, é necessário dar abertura para os colaboradores se comunicarem uns com os outros, especialmente com os gestores. 

  • Conscientize os colaboradores: mostrar a importância do registro e tratamento de não conformidades é essencial para garantir a melhoria contínua. Também é fundamental, que todos compreendam que o objetivo não é encontrar “culpados” pelos desvios, mas sim, oportunidades de melhoria.

  • Conte com tecnologia de ponta: o registro, tratamento e todo o controle das não conformidades pode ser complexo. Por isso, busque um software de gestão da qualidade para otimizar os processos e facilitar a colaboração de todos. 
     

Gostou do tema? Então leia nosso post “Ishikawa: Diagrama de Causa e Efeito” e veja como usar essa ferramenta para encontrar soluções para problemas dentro da Gestão da Qualidade ou de outras áreas.

09 de Agosto de 2021

Tags:

Não conformidades Eficácia Melhoria